Você já se perguntou se a empresa em que você é gestor cumpre fielmente todas as obrigações relacionadas a tributos, relacionamento com os clientes, fornecedores e funcionários? Não? Neste artigo, você vai saber o que é compliance e descobrir como aplicar esse conceito no seu dia a dia com base em 10 dicas que vão ajudá-lo a conhecer melhor o seu negócio, especialmente no que diz respeito a:
- Contrato social.
- Licenças de funcionamento.
- Contrato de aluguel.
- Contabilidade.
- Relação com clientes.
- Código de Defesa do Consumidor.
- Relação com fornecedores.
- Leis trabalhistas.
- Organização da empresa.
- Conhecimento das leis.
Compliance na prática
É comum que o gestor tenha dúvidas sobre a regularidade jurídica do seu negócio, ou seja, se está realmente cumprindo todas as leis, obtendo todas as vantagens que as leis permitem ou se existe um passivo oculto que a qualquer momento pode colocar a atividade empresarial em risco.
E mesmo que você tenha contratado assessoria contábil e jurídica, muitas vezes não sabe nem mesmo quais as perguntas você deveria fazer para ter essas dúvidas respondidas.
À essa atuação preventiva da empresa em relação ao cumprimento das leis, regulamentos e controle de postura na condução do negócio dá-se o nome de compliance, termo em inglês que significa conformidade.
Pensando nisso, apresentamos um guia rápido com 10 perguntas indispensáveis para saber se sua empresa respeita as leis e se ela atua em conformidade com as diretrizes e normas da sua atividade. São elas:
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Estamos regularmente constituídos?
Por vezes a questão societária é colocada em segundo plano, porém, estar regularmente constituído é uma obrigação prevista na legislação que pode afetar os negócios. Sobre a questão societária faça-se a seguinte pergunta: se eu morrer, eu deixo uma herança ou um problema para meus herdeiros?
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Possuímos todas as licenças e alvarás de funcionamento?
É muito importante que sua empresa possua todos os alvarás de funcionamento e licenças necessárias para atuar. O Estado e o Município em que a empresa atua exigem diversas autorizações, e o descumprimento dessas obrigações podem levar à aplicação de autos de infração, multas e até ao fechamento da empresa.
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Nosso contrato de aluguel está vigente?
A grande maioria das empresas não possui sede própria e, portanto, paga aluguel. Ter um contrato de aluguel vigente garante a permanência do negócio e, se feito corretamente, pode garantir até mesmo o direito ao ponto comercial, o que pode ser estratégico. Você sabia que se o contrato de aluguel estiver vencido, o proprietário pode pedir sua desocupação sem pagar pelo ponto comercial e ajuizar uma ação com pedido de desocupação em 30 dias?
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Possuímos todas as informações contábeis?
Dentre outras informações, seu contador deve informá-lo sobre a correta classificação tributária dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa e com isso apresentar qual o melhor regime fiscal e quais são as obrigações acessórias – aquelas pedidas pelo governo além do pagamento do imposto, por exemplo SPED Fiscal. Não basta ouvir do seu contador que está tudo certo. Aqui a grande dica é pedir que ele apresente – a cada seis meses, pelo menos – as certidões negativas da empresa (Municipal, Estadual e Federal).
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Possuímos contrato com todos os nossos clientes?
Mesmo quando a dinâmica da sua empresa não demanda ter um contrato escrito com seus clientes, vale a máxima de que quanto mais clara for a regra da venda, mais fácil a comunicação e, com isso, menor o desgaste no fluxo da venda. Se a atividade demanda um contrato padrão por escrito, é importante revisá-lo com frequência com base nas experiências passadas.
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Respeitamos e nos beneficiamos do Código de Defesa do Consumidor?
Apesar do próprio nome dizer, vale lembrar: o código é do consumidor e, portanto, nasceu para protegê-lo. Isso não quer dizer, porém, que não existam diversos direitos para as empresas que são desconhecidos pelos gestores – como a troca de mercadoria, que só é obrigatória caso a venda tenha sido feita fora do estabelecimento comercial, como por exemplo por vendedores externos ou pela internet, e o consumidor manifeste arrependimento em sete dias a contar do recebimento. Ter uma empresa que respeite o Consumidor será visto como um diferencial no mercado, pois hoje existem diversos mecanismos de reclamação que tem poder de prejudicar a reputação de uma empresa.
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Possuímos contrato com nossos fornecedores?
Tão importante quanto vender, comprar corretamente é uma das chaves de ouro dos negócios. Ter um relacionamento transparente com o seu fornecedor também facilita o fluxo da compra, pois garante o prazo de entrega e preços negociados e lhe dá segurança para focar sua energia nas vendas. Os contratos são feitos para quem os descumprem, então, um bom fornecedor nunca terá resistência em fazer um contrato com você. Exija contrato!
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Respeitamos a legislação trabalhista?
Junto do passivo fiscal, o passivo trabalhista é o grande vilão das empresas brasileiras, que por muitas vezes torna inviável a continuidade de seu funcionamento. Uso de EPIs, horas extras, banco de horas, uso de uniforme, cestas básicas, tickets, equiparação salarial. São inúmeras regras que sua empresa deve seguir que vão além do pagamento do salário. Verifique a convenção coletiva de trabalho e se os funcionários trabalham em um ambiente adequado. Lembre-se, seu negócio só será viável a longo prazo se respeitar a legislação trabalhista, pois o custo de uma ação judicial é muito alto.
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Tenho definido um organograma da empresa?
Muitas condenações trabalhistas se dão porque a empresa possui funcionários com funções idênticas e salários diferentes. Assim, ter desenhado um organograma da empresa vai permitir você identificar essas situações e corrigir esse erro.
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Aproveitamos todas as vantagens das leis, regulamentos e normativos?
O gestor deve estar sempre atento a mudanças na legislação, aproveitando todas as oportunidades que gerem facilidades, economia ou lhe ajudem a empreender. No âmbito fiscal, temos como exemplo: isenção de impostos, redução de alíquotas, desoneração fiscal etc; no âmbito trabalhista, há possibilidade de banco de horas, acordo coletivo que modifique para sua empresa algum item da convenção da categoria, uso correto dos meios punitivos, tais como suspensões, advertências e justa causa. Enfim, o gestor deve estar atento para as constantes mudanças na legislação, mas sempre planejando para não colocar em risco a atividade empresarial.
Compliance no dia a dia
O universo do compliance vai além dessas perguntas e acaba por envolver todas as atividades da empresa, como por exemplo se sua marca é registrada no INPI, pois apenas o registro vai assegurar o direito de exclusividade no uso da marca ou dos produtos da sua empresa ou mesmo os reflexos da Lei Anticorrupção, que vigora no Brasil desde 2013. Para você ter uma ideia, essa lei determina a responsabilização do empresário e gestores por fatos e ações de funcionários, ainda que eles desconheçam, mas que por sua posição hierárquica e atividade de negócio deveriam saber, ou seja, serão responsabilizados independentemente da prova de culpa.
Como você pôde ver, saber se sua empresa atua de acordo com as regras de compliance vai demandar algumas horas de dedicação da empresa e de sua assessoria, mas que ao final vão elevar o conhecimento sobre o seu negócio, tornando-o mais seguro e auxiliando os gestores na tomada de decisões, o que em um mercado competitivo poderá ser o diferencial para o crescimento e continuidade da sua empresa.
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Hugo Abud é professor universitário, advogado especialista em Direito Civil e Processo Civil e sócio-diretor da Martins Abud Sociedade de Advogados, um escritório de advocacia especializado em Direito Empresarial, Público e Compliance.
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