Muita gente associa automaticamente alta performance a administração do tempo. E é verdade: fazer a correta gestão do tempo é fundamental se quisermos ter alta performance.
O assunto é tão importante e fundamental para mim que os meus cursos (Gestão de Equipes Comerciais e Alta Performance em Vendas), workshops e palestras presenciais e até meu coaching têm módulos ou sessões de administração do tempo.
Essa gestão está baseada em sete grandes premissas:
- Fazer a administração do tempo de forma correta é…
- Uma questão filosófica. Ou seja, como você quer viver sua vida e quais seus grandes objetivos.
- Administrar em quais prioridades você vai concentrar sua energia.
- Entender que você tem um calendário e que, ao final do dia, é menos um dia nele. Portanto, use bem essas 24 horas.
- Uma habilidade e, como toda habilidade, precisa ser aprendida, treinada e desenvolvida.
- Uma questão de hábitos. E hábitos precisam de tempo para virar rotina.
- Assumir o controle da sua vida.
- Mais importante de tudo – uma ESCOLHA.
Teste para melhorar a administração do tempo
Pois bem, revisando os trabalhos de meus alunos e coachees, criei um checklist de 25 perguntas para você se autoavaliar na questão administração do tempo.
Todo mundo já tem uma certa noção se é mais organizado ou menos organizado em relação a isso. Vamos, então, fazer a prova agora?
Será que você é realmente tão organizado ou tão desorganizado quanto pensa?
Ao responder as perguntas, dê-se uma nota de 0 (mínimo) até 4 (máximo). Depois, faça a somatória total. Essa soma vai dar a sua nota percentual de administração do tempo. Vamos ao teste?
1 – Pareto:
Estou investindo 80% do meu tempo nas tarefas críticas, diretamente relacionadas às minhas metas pessoais e profissionais e que me fazem avançar em relação ao que defini como meu objetivo?
Nota ( )
2 – Ajuda/delegação:
Peço ajuda quando preciso e delego rapidamente quando possível?
Nota ( )
3 – Lista de objetivos:
Começo todos os meus dias definindo e revisando meus objetivos pessoais e profissionais para aquele dia e para aquela semana?
Nota ( )
4 – Lista de tarefas:
Depois de revisar meus objetivos, começo meu dia definindo as tarefas que preciso realizar naquele dia?
Nota ( )
5 – Lista de prioridades:
Na lista de tarefas que preciso fazer naquele dia, separo e defino as que são prioridades?
Nota ( )
6 – Primeiro o que é importante:
Pessoas de baixo desempenho invariavelmente dão mais foco ao que parece urgente, e não ao que é importante.
A não ser que você trabalhe no pronto-socorro, só lidar com urgências (principalmente as pseudourgências) com certeza vai fazer com que você entre rapidamente em zona forte de mediocridade.
Então, a pergunta é: dedico-me de verdade a fazer o que é prioridade no meu dia? Ou seja, meu foco é muito mais definido pela importância do que pela urgência?
Nota ( )
7 – Avaliação:
Avalio constantemente como estou usando meu tempo e como posso melhorar essa minha administração do tempo?
Nota ( )
8 – Evitar enrolação:
Procrastinar significa, de maneira simples, “deixar para amanhã”. Ou seja, não tomar decisões que poderiam (e que precisam) ser tomadas. Você tem evitado procrastinar, tomando decisões de maneira mais rápida e ágil?
Nota ( )
9 – Rotinas de sucesso:
Você cria rotinas produtivas e eficientes para lidar com tarefas e/ou situações repetitivas?
Nota ( )
10 – Coma o sapo:
Brian Tracy tem um livro só sobre isso, chamado Eat that frog!, ou “Engula sapos!”.
A ideia é a seguinte: se você tem algo que é difícil ou complicado de fazer, faça logo que chegar ao trabalho. Ou seja, resolva esse pepino de uma vez! Não enrole. Isso aumenta incrivelmente a produtividade.
Então, a pergunta aqui é: você tem encarado e resolvido seus maiores desafios logo cedo, sem fugir ou procurar justificativas para jogar para depois?
Nota ( )
11 – Previsão de imprevistos:
Você tem separado dois blocos de 15 a 30 minutos só para lidar com imprevistos? Ou seja, deixa agendado um espaço em branco na sua agenda só para lidar com imprevistos?
Nota ( )
12 – Blocos de tempo:
Especialistas comprovaram que trabalhar em blocos de tempo aumenta muito a produtividade das pessoas.
O ideal é separar entre 60 e 90 minutos para dedicar-se a algo 100%, fazer uma pausa rápida de 5 a 10 minutos, e depois voltar a trabalhar mais 60 a 90 minutos (pode ser na mesma tarefa anterior ou em outra atividade).
Pergunta: você tem separado claramente blocos de tempo para dedicar-se exclusivamente às suas atividades prioritárias?
Nota ( )
13 – Dizer “não”:
Você consegue dizer “não” de maneira firme, mas educada e profissional, ou acaba dizendo “sim” a tudo que pedem (e se complica por causa disso)?
Nota ( )
14 – Tempo criativo:
Você tem separado, pelo menos uma vez por semana, um bloco de tempo de 30 minutos para dedicar-se criativamente a melhorar o seu trabalho? Novas ideias, novos projetos, novas iniciativas, resolução de problemas, leitura?
Nota ( )
15 – E-mails:
Você tem lidado de maneira produtiva com a quantidade cada vez maior de e-mails e mensagens que recebemos?
(Minha dica: lembre-se dos “blocos de tempo”! É o que eu faço e funciona muito bem – crie momentos do dia só para responder e-mails e mensagens.)
Nota ( )
16 – Energia:
Pessoas sem energia não conseguem administrar bem seu tempo!
Você está cuidando bem dos meus níveis de energia durante o dia? Sono que descansa e repara, alimentação saudável e equilibrada, exercícios e alongamentos energizantes e estimuladores, hidratação adequada?
Nota ( )
17 – O mito multitarefa:
Diversos estudos de produtividade já demonstraram que fazer várias coisas ao mesmo tempo dá às pessoas a sensação enganadora de produtividade, mas que a produtividade de verdade cai de 30 a 50% quando isso é feito. É como dirigir e falar ao celular: a pessoa tem a velocidade de reflexos igual à uma pessoa bêbada (mas acha que não).
Resultado: a pessoa acaba estressada, pouco produtiva, com a sensação frustrante de que fez um monte de coisas e não avançou nada. E é verdade! Fez realmente um monte de coisas e não avançou nada porque fez mal feito.
Pergunta: você tem evitado fazer três ou quatro coisas ao mesmo tempo, dedicando-se a uma por vez, em sequência?
Nota ( )
18 – Lidando com interrupções:
Interrupções fazem parte da nossa rotina e do nosso dia a dia, por isso, precisamos lidar com elas de maneira proativa e inteligente, e não reativa.
Como você tem lidado com isso? Você encontrou um sistema proativo, inteligente e produtivo de lidar com interrupções?
Nota ( )
19 – Foco em resultados:
Você tem colocado seu foco muito mais em resultados do que em atividades? Ou seja, não confunde estar ocupado com ser produtivo?
Nota ( )
20 – Revisão constante:
Você revisa com frequência seus objetivos diários, semanais, mensais e anuais?
Nota ( )
21 – Reuniões produtivas:
Reuniões são fundamentais para o sucesso, mas também podem ser um grande vampiro energético e um imenso desperdiçador de tempo. Então, antes de participar de uma reunião, você verifica se:
- A reunião é realmente necessária?
- Sua presença é realmente necessária?
- Existe e vai ser respeitado um horário certo para começar e para terminar?
- Há uma agenda pré-definida para guiar os trabalhos?
- Você está realmente preparado, com todas as informações necessárias para fazer com que a reunião seja realmente produtiva?
- As outras pessoas estão realmente preparadas, com todas as informações necessárias para fazer com que a reunião seja realmente produtiva?
- Ao final da reunião, todo mundo sai dela sabendo exatamente o que precisa ser feito?
Bastante coisa, não? E aí – de 0 a 4, que nota dá em média para suas reuniões?
Nota ( )
22 – Respeitar prazos:
Quando você coloca um prazo para si mesmo, ele é 100% respeitado? Ou você tem a tendência de achar que as coisas vão ser mais rápidas do que realmente são e, por consequência, estourar prazos ou não entregar exatamente no tempo prometido acabou virando, de certa forma, uma rotina?
Nota ( )
23 – Eliminar atividades improdutivas e ladrões de tempo:
Você tem sido eficiente e disciplinado ao lidar com atividades improdutivas e ladrões de tempo?
Facebook em horário de trabalho, surfar pela internet, responder telefonemas pessoais não urgentes em horário comercial, além de conversas improdutivas, paradas para fumar, tomar café, etc., que acabam levando mais tempo do que deveriam.
Nota ( )
24 -Tempo para si mesmo/a:
Você separa um tempo para cuidar de você mesmo todos os dias? Um tempo só para você?
Nota ( )
25 – ______________________________________ :
Essa aqui é sua. Deixei um espaço livre pois sei que, depois de ler tudo isso, provavelmente você teve algumas ideias próprias sobre coisas para analisar. Qual outro item/pergunta você adicionaria à lista?
Nota ( )
Analisando resultados
Nota menor do que 70%
Você precisa rever isso urgentemente. Afinal, deve estar começando a dar sinais de estresse, cansaço, sensação de improdutividade (faz muitas coisas, mas sem sentir que realmente avançou), ansiedade, prazos estourados, etc.
O próprio checklist vai dar uma pista de onde precisa melhorar: basta rever os itens com notas mais baixas, escolher um ou dois prioritários para melhorar, e dedicar-se a trabalhar esses itens pelos próximos 30 dias.
Nota entre 70 e 85%
Ótimo, mas pode melhorar. E você mesmo já sabe disso e sente que pode melhorar. Mais uma vez, o checklist dá as pistas do que precisa ser trabalhado. Agora é ter disciplina para mudar alguns hábitos e começar a colher os frutos de ser ainda mais organizado, planejado e produtivo.
Nota acima de 85%
Parabéns! Você realmente é uma pessoa organizada, planejada e produtiva. Continue assim e, se notar que na checklist tem algo que chamou a sua atenção e que pode ser melhorado, dedique os próximos 30 dias a isso.
Escolha apenas uma prioridade para melhoria e coloque foco em apenas um item para melhorar. Isso funciona bem melhor para quem já está em Alta Performance.
Colocar em prática as dicas que reunimos até aqui sobre como buscar a Alta Performance em Vendas ficará muito mais fácil depois que você melhorar a forma como administra seu tempo.
Raul Candeloro
Diretor da VendaMais
Essa matéria foi originalmente publicada na edição de janeiro de 2015 da VendaMais.
