Há três anos, a cinquentenária administradora de consórcios trocou o papel por uma plataforma de gestão comercial. Com a mudança, os vendedores ganharam tempo. E os gestores conseguiram eficiência no acompanhamento dos resultados
A administradora de consórcios Remaza é quase tão antiga quanto o sistema de consórcios no Brasil. Fundada por dois ex-funcionários do antigo banco Banespa, figura entre as mais tradicionais empresas do setor. No ano em que completou 50 anos, vivia um dilema típico das empresas ativas há tanto tempo:
como fazer a operação comercial acompanhar a evolução que vinha acontecendo na área de produtos e na gestão?
Era 2016 e, àquela altura, o principal instrumento de trabalho da equipe de vendedores era o chamado “PTE”, sigla para “Planejamento de Trabalho Externo”. Tratava-se de um relatório impresso em que cada vendedor listava os clientes que havia visitado, relatava os assuntos tratados nas reuniões e detalhava os resultados do trabalho. Os PTEs eram preenchidos à mão diariamente e arquivados em pastas, guardadas em imensos armários de metal. Para resgatar as informações de uma visita realizada meses antes, era preciso reservar algumas horas só para encontrá-las. Um detalhe: a força de vendas da Remaza somava cerca de 500 pessoas. Entender isso dá uma dimensão da dificuldade de gestão da papelada.
Estava claro que a empresa precisava realizar uma transformação digital na área de vendas. “Com a internet, mexer com papel como fazíamos havia se tornado uma prática totalmente obsoleta”, diz Ricardo Jacques, diretor comercial da Remaza.
Jacques saiu em busca de uma solução para substituir os PTEs. Mais que isso: o executivo precisava de uma ferramenta que englobasse soluções para a gestão da equipe comercial. Estava cada vez mais difícil para os supervisores e gerentes comerciais acompanhar no que exatamente cada um dos vendedores estava trabalhando. E, por isso, era quase impossível dar atenção especial aos desafios que eles encontravam no caminho. Como a Remaza tem filiais na cidade de São Paulo, na região metropolitana e também em algumas cidades do interior, era importante conseguir manter um nível de comunicação elevado entre os profissionais.
Plataforma de gestão comercial
A Remaza testou alguns sistemas de gestão de relacionamento com clientes (CRM), que permitiam centralizar os dados dos clientes. O problema é que as funcionalidades eram limitadas. Eles não abrangiam a gestão da equipe comercial, uma das principais necessidades da empresa. Pesquisando sobre as alternativas disponíveis, Jacques conheceu o Agendor, plataforma de gestão comercial. De imediato, esse CRM brasileiro gerou a possibilidade de acompanhar a rotina dos vendedores mais de perto, o que se mostrou um diferencial para o executivo – e foi uma das principais razões para a escolha do sistema, ao fim das contas.
No Agendor, os gestores comerciais da Remaza passaram a poder verificar o estágio em que seus vendedores se encontram em cada negociação. A plataforma permite que as empresas determinem uma sequência de etapas de vendas segundo a própria realidade. Também estabelece um fluxo inteligente de atividades, apresentando perguntas e propondo ações quando o vendedor termina uma tarefa, faz ou recebe uma ligação de um cliente ou ainda após o horário de uma reunião agendada. “É como se o aplicativo conversasse com os vendedores, que respondem às demandas dele clicando nos botões”, diz Gustavo Paulillo, CEO do Agendor.
Uma vantagem para os vendedores, na visão de Jacques, é o fato da ferramenta permitir o acesso aos dados da agenda com facilidade pelo celular. “Eles podem fazer uma programação de visitas diretamente no aplicativo, além de cadastrar lembretes para atividades futuras”, afirma. Já para o executivo e sua equipe de gestores, os relatórios de vendas gerados no Agendor possibilitam que se atualizassem muito mais frequentemente sobre os resultados. O acompanhamento comercial hoje é feito em bases diária, semanal, quinzenal e mensal. “Temos todas as métricas em tempo real: número de reuniões feitas por dia, negócios fechados, vendas pendentes, clientes cadastrados, entre outros. Foi uma surpresa um só sistema concentrar tantas funções”.
Desafios do sistema e mudança cultural
O principal desafio foi não apenas adotar o sistema, mas realizar uma verdadeira mudança cultural na empresa. “Usávamos só papel há 50 anos. Eliminar os relatórios impressos e migrar para o digital foi uma transformação radical”, lembra Jacques. A adaptação exigiu a realização de uma série de treinamentos, de modo que todos os vendedores se sentissem confortáveis com a ferramenta. “Precisávamos que eles compreendessem as características e os benefícios do uso do Agendor na área comercial. Só assim conseguiríamos impulsionar os resultados de vendas da empresa”.
A contratação da plataforma também permitiu que a Remaza passasse a prospectar clientes a partir da internet. A empresa desenvolveu um simulador de consórcios, hospedado no seu site. Sempre que alguém faz uma simulação, os contatos são encaminhados para o Agendor e direcionados para o vendedor responsável pela área geográfica em que o potencial cliente se encontra. A agilidade é o que conta: os profissionais da Remaza conseguem contatar o interessado, pelo telefone, em no máximo 10 minutos. “Isso era inimaginável para a gente na época dos PTEs”, destaca Jacques.
Atualmente, as vendas originadas a partir das mídias sociais da Remaza correspondem a cerca de 15% da receita da empresa. “Com o Agendor, ganhamos em tempo, rapidez no atendimento e facilidade de gestão”, finaliza o diretor comercial.
