Teste: qual é a frequência ideal para reuniões de feedback com sua equipe de vendas?

Uma coisa que nos perguntam bastante aqui na VendaMais é sobre a frequência com que gestores/as deveriam dar feedback para a equipe de vendas, inclusive porque o tema “falta de feedback estruturado por parte do/a gestor/a” é uma das principais reclamações da equipe comercial nas pesquisas de engajamento que fazemos com vendedores.

Especificamente falando sobre a frequência do feedback, este foi um tema que Marcelo Caetano e eu abordamos semana passada em dois momentos: primeiro no webinário fechado para os membros da Premium VM (premium.vendamais.com.br) e depois, de maneira resumida, na live que fizemos no Instagram da VM (e que está disponível aqui).

A resposta à pergunta ‘Qual é a frequência ideal de feedback?’ é um sonoro ‘depende’. Como ninguém gosta dessa resposta e ela não ajuda muito, criei um checklist de variáveis que ajudam a definir com mais precisão a resposta.

São 6 elementos que considero fundamentais para definir frequência de feedback.

  1. Maturidade da equipe: quanto mais madura a equipe, quanto mais experiente e trabalhando há mais tempo com você como líder, menor a exigência de frequência de feedback.
  2. Maturidade do modelo/processo de vendas: quanto mais maduro seu modelo e seus processos de vendas, menor a exigência de frequência de feedback.
  3. Ciclo de venda: quanto mais longo o processo de venda, maior pode ser o intervalo entre feedbacks.
  4. Confiança nos números: quanto mais confiança você tiver nos números (atualizados, corretos, completos), maior pode ser o intervalo entre feedbacks.
  5. Tamanho da equipe: quanto menor e mais próxima a equipe, maior pode ser a frequência de feedbacks.
  6. Resultados e TAM: quanto mais próximo da meta, menor pode ser a frequência de feedbacks.

Essas são as variáveis que mais influenciam a frequência de feedback. De forma mais objetiva, podemos até criar um scorecard para definir isso melhor. Basta você dar notas de 1 a 5 para cada um dos itens.

1) Maturidade da equipe:

  • Menos de 3 meses: 1 ponto
  • 3 a 6 meses: 2 pontos
  • 6 a 9 meses: 3 pontos
  • 9 a 12 meses: 4 pontos
  • Mais de um ano: 5 pontos

2) Maturidade do modelo/processo de vendas:

  • Menos de 3 meses: 1 ponto
  • 3 a 6 meses: 2 pontos
  • 6 a 9 meses: 3 pontos
  • 9 a 12 meses: 4 pontos
  • Mais de um ano: 5 pontos

3) Ciclo de vendas (tempo médio entre primeiro contato e fechamento da venda):

  • Imediato/Menos de um dia: 1 ponto
  • 1 a 7 dias: 2 pontos
  • 7 a 14 dias: 3 pontos
  • 14 a 30 dias: 4 pontos
  • 31 dias ou +: 5 pontos

4) Confiança nos números (atualizados, corretos, completos)

  • Baixíssima: 1 ponto
  • Baixa: 2 pontos
  • Média: 3 pontos
  • Bem alta: 4 pontos
  • Altíssima: 5 pontos

5) Tamanho da equipe:

  • 1 a 4 vendedores: 1 ponto
  • 5 a 9 vendedores: 2 pontos
  • 10 a 19 vendedores: 3 pontos
  • 20 a 49 vendedores: 4 pontos
  • 50 vendedores ou +: 5 pontos

6) Resultados:

  • <75% da meta: 1 ponto
  • Entre 75 e 85% da meta: 2 pontos
  • Entre 85 e 95% da meta: 3 pontos
  • Entre 95 e 100% da meta: 4 pontos
  • >100% meta: 5 pontos

Com base na lista acima, é só você fazer o teste, encontrar seu score e terá uma boa ideia da frequência com que precisa dar feedback à equipe de vendas.

A forma mais fácil que encontrei de trabalhar com essa pontuação é fazendo com que cada ponto seja igual a um dia. Ou seja, é só fazer a soma de pontos e terá uma boa ideia de a cada quantos dias precisa sentar individualmente com cada membro da equipe.

  • 30 pontos = feedback a cada 30 dias (uma vez por mês).
  • 15 pontos = feedback a cada 15 dias (2x por mês) e assim por diante.

Dessa forma fica fácil visualizar, inclusive, a questão da estrutura hierárquica da equipe comercial, pois se um/a líder não consegue dar o feedback com a frequência necessária à equipe pois a equipe é muito numerosa/grande, então é sinal de alerta de que isso precisa ser revisado e que pessoas em cargo de supervisão precisam ser contratadas.

Na VendaMais defendemos fortemente que vendedores/as NÃO DEVERIAM ficar mais do que 30 dias sem feedback individual com revisão de seus indicadores e resultados junto com seu/sua líder. Com o checklist acima fica mais fácil para você visualizar isso e entender o ‘reason why’ dessa frequência. Ok?

Espero ter ajudado a clarear um pouco o assunto frequência de feedback para a equipe de vendas.

Ainda é uma ferramenta em desenvolvimento. Então, se tiver alguma dúvida, comentário ou sugestão sobre outras variáveis que, na sua opinião, podem influenciar essa questão da frequência do feedback, seria muito bem vindo.

É só postar nos comentários abaixo (caso esteja lendo no Portal VendaMais) ou, se quiser, pode falar diretamente comigo pelo e-mail raul@vendamais.com.br

Grande abraço, $uce$$o e boa$ venda$,

Raul Candeloro
Diretor

P.S. Fazer corretamente o processo de feedback é um outro assunto fundamental! Não adianta só frequência certa mas fazendo errado. Falarei sobre isso na semana que vem, dando inclusive alguns modelos de roteiro de feedback já prontos para que o/a líder possa seguir como referência de uma boa reunião com os vendedores da sua equipe.

P.S. 2: Já abrimos as inscrições para a turma 2022 do GEC, meu curso de gestão de equipes comerciais, em que falamos sobre essa questão do feedback no módulo de Comunicação. Caso queira se inscrever (as aulas começam em fevereiro), participe do processo seletivo www.queroparticipardogec.com