Reuniões mais produtivas: como o sistema de CRM pode ser seu aliado nessa missão?

Qual gestor de vendas não tem a produtividade como preocupação neste momento? Se esta já era uma prioridade antes de a pandemia e a crise trazida por ela começarem, agora isso se acentua.

Com times reduzidos pelos cortes de custos em muitos setores e a necessidade de fazer mais com menos para a sobrevivência no mercado, produtividade é essencial. Principalmente naquela situação que é, também, quando temos a oportunidade de passar mensagens importantes ao time: a reunião de vendas.

E como encontrar o equilíbrio entre reuniões que entreguem o que é necessário e deem espaço para que os vendedores se expressem e, mesmo assim, sejam produtivas? Neste artigo vou compartilhar algumas boas práticas para serem adotadas com o apoio do seu sistema de CRM.

O que torna as reuniões produtivas?

Em primeiro lugar, cabe dizer que uma reunião produtiva não quer dizer apenas que ela deva ser realizada dentro do tempo estipulado – ou dentro do menor tempo possível.

A produtividade está muito mais relacionada ao atingimento dos objetivos daquele encontro que, no caso das reuniões internas de vendas, geralmente são:

  • Atualização do time sobre o momento e os desafios do negócio.
  • Ajudar os profissionais de vendas a se planejarem e a prepararem suas atividades para o próximo período.
  • Abrir espaço para o compartilhamento de boas práticas.
  • Avaliar o que é preciso fazer diferente para que os resultados sejam atingidos.

Também é importante que a equipe sinta que esses momentos são úteis – o que é um grande desafio se olharmos para como, em geral, as pessoas se sentem em relação às reuniões.

Um estudo realizado pela Universidade da Carolina do Norte, com profissionais de diferentes áreas, mostrou que:

  • 65% consideram que as reuniões os impedem de concluir os próprios trabalhos.
  • 71% disseram que as reuniões são improdutivas e ineficientes.

Ou seja, quando o assunto são as reuniões internas de vendas – o ponto de encontro semanal mais estratégico para a sua área – nem você, nem os membros do seu time podem sair com a sensação de “perdi meu tempo” ou “poderia ter feito outra coisa em vez de participar dessa reunião”. Isso é o que, de fato, tornará uma reunião produtiva!

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Minhas dicas para ter reuniões produtivas utilizando sua plataforma de CRM

Bom, reuniões produtivas são aquelas em que os objetivos são atingidos e em que as pessoas enxergam valor na troca realizada. Mas como fazer isso acontecer?

Se a sua empresa já incorporou uma boa plataforma de CRM nas operações comerciais, com certeza essa missão fica muito mais fácil. Isso porque esse sistema não apenas permite a organização da carteira de clientes e a preparação simplificada de relatórios. Ela é uma ferramenta de gestão para apoiar cada interação do gestor com o seu time. Inclusive as reuniões!

Veja abaixo como recomendo realizar reuniões mais produtivas com apoio do seu CRM!

1. Tenha os objetivos da reunião claros

Citei acima os principais objetivos que uma reunião interna de vendas costuma ter. Quais são os objetivos da sua reunião de vendas? Isso pode variar de acordo com o momento da sua organização, com o tamanho da equipe e sua diversidade de funções, entre outros fatores.

Comece, então, listando quais são esses objetivos e deixando-os claros para todos os participantes – alinhamento de expectativas é um primeiro passo importante para qualquer reunião!

Também estabeleça um roteiro padrão para a sua reunião, para que todos os objetivos tenham seu espaço de concretização.

2. Incentive a preparação para a reunião

Para que reuniões sejam produtivas, um fator importante é que todos cheguem com todas informações que serão necessárias para a análise e a discussão que serão realizadas.

Falando de operação comercial e de reuniões de vendas, isso significa:

  • Ter todas as informações devidamente preenchidas no sistema de CRM.
  • Atualização das atividades programadas e seus status.
  • Interpretação prévia dos resultados e o que existe de desafio a ser solucionado.

Você pode, inclusive, propor um momento determinado para que o time faça essa revisão individualmente, antes da reunião entre todos.

3. Comece pelo funil de vendas

Bom, entrando na sala de reunião – seja ela virtual ou presencial – e após o rápido checkpoint de como cada um chega ao encontro, recomendo que olhem juntos para o status do funil de vendas.

Por quê? Pois é assim que a reunião se inicia com um foco claro, para interpretar como foram os últimos dias e, principalmente, como está a previsibilidade de vendas para o período que virá depois.

É o momento também de relacionar o funil e suas perspectivas ao momento da empresa e seu planejamento.

4. Faça uma avaliação crítica sobre atividades e prioridades

Para essa avaliação do funil x demandas do negócio, é preciso olhar criticamente para o status de cada etapa e relacionar onde os esforços precisam ser concentrados. O que sabemos que pode ser bastante dinâmico de acordo com as movimentações do mercado ou da própria empresa.

Será necessário investir mais tempo em abrir novas oportunidades para abastecer o topo do funil? Ou o ideal é acelerar os fechamentos para garantir a receita a curto prazo?

Essa análise, inclusive, pode ser feita olhando para o funil de vendas gerenciado por cada vendedor, de acordo com a sua carteira, e relacionando com as atividades que estão programadas para os próximos dias, questionando se elas devem mesmo ser as prioridades.

5. Reveja os desafios da última semana e quais são os insights para melhoria

A fim de entender quais atividades podem direcionar os melhores resultados, é importante ter um momento de troca sobre os desafios da última semana e possíveis insights para melhoria.

Lembre-se, entretanto, que o objetivo não é focar no passado, mas no futuro. Ações que não deram certo e sobre as quais já houve uma reflexão, merecem apenas uma rápida menção. Use esse tempo para a troca de ideias com base em “o que podemos fazer diferente?”.

E procure, ainda, deixar a “lavagem de roupa suja” individual para as interações com cada membro da equipe, principalmente se não trouxerem um aprendizado coletivo.

6. Feche com as mensagens importantes para a próxima semana

Por fim, o fechamento da reunião deve ser aproveitado para aquelas mensagens que tragam reflexões ou motivação para o que precisa ser realizado nos dias subsequentes, além de um resumo das prioridades.

Não esqueça, também, dos seus objetivos que possam ter ficado de fora dos pontos anteriores – como integração da equipe, por exemplo.

Produtividade é cada vez mais fator competitivo

Passamos por meses que transformaram nosso jeito de liderar, com mudanças das reuniões presenciais para as virtuais, crise econômica e diversos desafios emocionais vividos por todos do time.

Porém, acredito muito que já tenha passado da hora de tratarmos esse momento como transitório. Inclusive porque muitas das práticas desse período seguirão nas nossas rotinas.

E, além disso, será cada vez mais importante fazer o básico bem feito. Questões sobre as quais já conhecíamos a importância, como a produtividade em vendas, serão ainda mais relevantes para que possamos alcançar os melhores resultados possíveis.

Neste ponto, não tenho dúvidas de que o sistema de CRM permanece sendo a ferramenta número 1 com a qual um gestor comercial deve contar. É com uma plataforma dessas que será possível construir um novo cenário para as vendas, focado em produtividade e baseada em dados. Você já está pronto para isso?

Esse post foi escrito por Julio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM, que atua como um assistente pessoal de equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.

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