Forecast de vendas: como usar o CRM para planejar resultados em tempos incertos

Por Julio Paulillo

Enquanto caminhamos para o sexto mês com os efeitos da pandemia de Covid-19 na nossa economia, com queda recorde no PIB, os gestores da área comercial vêm lidando com a pressão constante da liderança da empresa e do departamento financeiro para entregar um bom forecast de vendas. Isso também está acontecendo com você?

Natural, afinal, em um cenário de perdas e incertezas, ter uma previsão clara do faturamento que será realizado em breve a partir da carteira permite a tomada de decisão com maior segurança e uma gestão mais estratégica.

Mas, ao mesmo tempo, esse período trouxe uma dificuldade grande em fechar um forecast efetivo.

Por isso, nesse artigo, trazemos algumas dicas e boas práticas para você conseguir calcular uma previsibilidade de faturamento mais assertiva, considerando todos os desafios do momento e utilizando as informações disponíveis no seu sistema de CRM. Confira!

O que é e como calcular o forecast de vendas?

Provavelmente você já saiba, mas nunca é demais relembrar: forecast de vendas é uma previsão do faturamento a partir da atividade comercial em um determinado período de tempo.

Ele é calculado, principalmente, com base no histórico das vendas, das oportunidades sazonais e do ticket médio dos contratos ganhos. E por que essa previsibilidade é tão importante?

É a partir do forecast de vendas que todas as outras áreas da companhia organizam suas atividades e suas demandas. Recursos Humanos decide sobre a contratação de novos colaboradores, Compras prevê o abastecimento do estoque, Marketing faz investimentos para alcançar as metas de leads, entre outros.

O forecast traz, portanto, informações sobre receita a curto prazo e um suporte para a definição de ações estratégicas mês a mês.

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O importante é saber que, apesar de ser uma previsão, não tem nada de místico ou de palpite sem fundamentos em relação ao forecast de vendas. Ele é, na verdade, calculado a partir de elementos bem sólidos e disponíveis no seu sistema de CRM, representando uma ferramenta de gestão comercial muito relevante.

Passos para calcular o forecast de vendas:

Em resumo, você calcula seu forecast de vendas seguindo os passos abaixo:

  1. Levantar o ticket médio de oportunidades concluídas
  2. Obter a taxa de conversão média de oportunidades
  3. Levantar o valor médio de receita a partir das oportunidades
  4. Multiplicar o valor médio da receita por oportunidades pelo número de oportunidades ativas no seu funil

Importante lembrar que isso pode ser automatizado em muitos dos sistemas de CRM, uma vez que estejam sendo utilizados corretamente para abastecer todas as informações sobre a gestão comercial. Ou, caso a sua plataforma não traga um forecast pronto, basta levantar os quatro elementos que o definem para o cálculo.

Como driblar os desafios do momento na hora do forecast?

A questão é, por mais que sejam apenas 4 simples passos a seguir, já era difícil fazer um forecast que fosse 100% atingido. E isso é normal, afinal se trata de uma previsão que pode ser impactada por imprevistos (tanto positiva, quanto negativamente).

O fato, entretanto, é que nos deparamos com um imprevisto muito mais desafiador do que qualquer outro. Medidas de isolamento social, queda de emprego e renda, crise econômica… São vários os fatores que vêm afetando as vendas nos últimos meses. E, certamente, tornando os forecasts bem menos realistas.

Os dados de ticket médio e taxa de conversão que são base para esse cálculo foram alterados, assim como o volume de oportunidades entrando no funil.

Mas, calma, o caminho está longe de desistir de suas previsões e de uma cultura de vendas baseada em dados. O importante, agora, é voltar alguns passos atrás e reaprender como calcular seu forecast, levando em conta o que mudou em seu segmento de mercado e no perfil do seu cliente.

Boas práticas para calcular um forecast assertivo

Então, como tornar seu forecast mais efetivo em tempos de crise? Listamos 4 boas práticas para implementar na sua empresa:

1. Saiba que o sistema de CRM continua sendo a base de tudo

Nada mudou, o sistema de CRM ainda é o ponto de partida para o cálculo de forecast. E a boa notícia é que agora já temos quase um semestre de informações para analisar e conseguir entender o que mudou ao longo deste tempo.

Sim, as taxas de conversão, o volume de oportunidades e o ticket médio podem estar variando bastante ainda, mas será que não dá para começar a identificar algum padrão?

Mesmo que faça um forecast mais pessimista do que gostaria, você provê informações importantes para que a empresa se prepare da melhor forma para uma queda no faturamento.

Ou, pelo outro lado, se houver uma tendência de melhoria, as operações conseguem ser organizadas para atender ao cliente no prazo necessário.

2. Mapeie o funil atual

Entendendo que a plataforma de CRM segue como sua fonte de informações para o forecast de vendas, o recomendado é acompanhar diariamente o seu funil.

Isso significa não apenas identificar o volume de potenciais clientes em cada etapa do pipeline, mas também um olhar mais aprofundado das perspectivas de fechamento para cada perfil de conta.

Dividindo seus leads por setor de atuação, por exemplo, será possível atribuir maior potencial de fechamento para aqueles setores que já estão em plena operação.

Por outro lado, se houver um volume alto de propostas em análise para setores mais impactados pela crise, sua previsão deve levar também isso em conta.

Por isso, usar metodologias de qualificação de leads como BANT ou GPTC (e revisá-las) é muito importante.

3. Entenda se há oportunidade nas sazonalidades

Todo negócio é impactado por sazonalidades em seu setor de atuação.

No Varejo, isso fica muito claro com as datas comemorativas. Mas também outras áreas possuem suas especificidades, como período de planejamento dos clientes, safras, etc.

Quais são as sazonalidades que afetam a sua empresa? E, mais importante, como o isolamento social ou a crise podem ter alterado essas datas? Esse é um fator realmente muito importante a se observar, principalmente por estar impactando os setores de formas bem diferentes.

Por exemplo, enquanto temos o setor de Turismo altamente impactado (inclusive com adiamento do Carnaval em muitos locais), o de insumos para o setor agrícola segue com relativa estabilidade.

Por isso, ao olhar para os dados históricos desses picos sazonais, considere também a redução de vendas que tem enfrentado neste último período, cruzando dados para chegar em um cenário mais realista.

4. Esteja disposto a mudar seu forecast – e a partir dele!

Se a sua empresa faz apenas previsões de faturamento mensais ou trimestrais, está na hora de reduzir esse tempo de forecast.

Por mais que seu ciclo de venda seja longo, estamos vivenciando mudanças muito aceleradas, que pedem uma revisão de forecast muito mais ágil. Inclusive, para auxiliar a gestão estratégica da empresa, que está lidando com outras transformações neste período.

Portanto, como líder comercial, sua missão para a sustentabilidade da organização é fazer os levantamentos de receita futura e revisá-los constantemente, a qualquer indício de mudança de rota.

E, é claro, entender que precisa acelerar as atividades com o time dependendo da evolução desses dados, com velocidade para menores impactos.

Mais do que nunca, precisamos de vendas baseadas em evidências

Ultimamente, está mais difícil fazer previsões de vendas, entender as taxas de conversão, acertar na previsibilidade de fechamento de uma oportunidade.

Isso não é motivo, entretanto, para regredir no longo caminho que percorremos para termos as operações comerciais funcionando com base em evidências – e com o sistema de CRM como centro para as operações.

Pelo contrário, esse é o momento de apurarmos ainda mais o uso de dados em vendas para alcançar os melhores resultados. É assim que conseguiremos tomar decisões melhores, identificar oportunidades e fazer o melhor pelas nossas empresas e pela economia do país!

Esse post foi escrito por Julio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestão comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas e ajuda milhares de times a organizar e aumentar as vendas diariamente.

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