Ferramentas para otimizar a rotina dos vendedores durante a quarentena

Estamos há algumas semanas nos adaptando a um novo normal, em que nossos clientes e nossos vendedores estão trabalhando de casa e as empresas estão se reinventando para continuar a entrega de suas soluções.

Falei no meu último artigo para o portal VendaMais sobre a importância de reagirmos rapidamente a este novo cenário. E reforço aqui mais uma vez: diante de incertezas, é preciso ter adaptabilidade como guia para a gestão de vendas.

E, já que estamos convencidos de que o modelo de vendas remotas é o ideal para o momento, é importante lançar mão de alguns recursos que as tornam mais eficientes.

Por isso, neste artigo vou apresentar minhas ferramentas favoritas para otimizar a rotina dos vendedores durante a quarentena!

Antes de tudo, entenda quais são seus desafios nesse novo normal

Apenas recomendo, antes de instalar aplicativos e criar contas em softwares, que realmente faça uma análise do seu cenário atual.

Quais são as maiores dificuldades que os vendedores estão encontrando para falar com os clientes? Qual é seu desafio na hora de gerenciar o time? O que tem roubado o tempo produtivo da equipe neste novo modelo de trabalho?

Digo isso por uma razão muito importante: toda adoção de novas ferramentas demanda tempo de adaptação. E aqui estamos falando em otimização! Portanto, defina suas prioridades de acordo com o que trará mais resultado para o negócio.

Separei as ferramentas por grupos e recomendei aquelas que possuem versões gratuitas ou, então, custo acessível para a implantação.

Ferramentas de comunicação

Videoconferência

As ferramentas de videoconferência são um recurso essencial para fazer reunião com clientes, reunir o time de vendedores para direcionamentos e até para promover momentos de integração virtual em tempos de isolamento social.

Um ponto que acho importante avaliar é o uso de banda de cada uma, já que temos convivido também com problemas nas conexões de internet.

Desta forma, você é capaz de minimizar aqueles “probleminhas técnicos” que comprometem o ritmo das conversas para garantir que seja como estar frente a frente com seu interlocutor.

Ferramentas que recomendo:

Interação com o time

Além das videoconferências, é preciso ter um jeito rápido de conversar com cada vendedor e também com grupos específicos de trabalho dentro da empresa. E, apesar de a gente adorar contar com o WhatsApp para tudo, ele não é a ferramenta de comunicação mais adequada para a atividade profissional.

Existem soluções mais recomendadas, que salvam históricos de conversas na nuvem, permitem compartilhamento de arquivos em diferentes formatos e tamanhos e garantem a mesma facilidade de comunicação.

Ferramentas que recomendo:

Ferramentas de gestão

Gestão de projetos

Acompanhar listas de tarefas, prazos para realização e responsáveis pela execução. Muitas empresas ainda fazem isso no mural ou quadro branco do escritório, outras já contam com boas ferramentas para auxiliar na gestão de projetos.

E, neste momento de trabalho remoto, o olhar atento a elas é essencial para que nenhum prazo seja perdido e as demandas se acumulem para quando todos voltarem ao escritório.

Ferramentas que recomendo:

Sistema de CRM

Se a sua empresa ainda fazia a gestão de clientes e oportunidades de vendas em planilhas do Excel armazenadas na rede interna da empresa… tenho certeza que esses dias têm sido desafiadores para você como líder de vendas!

A verdade é que os sistemas de CRM tornam as informações mais seguras e facilmente acessadas de qualquer lugar por seu armazenamento em nuvem.

Além disso, é possível acompanhar os painéis de resultados diariamente em poucos minutos, reduzindo a necessidade de perder tempo dedicado à microgestão de cada vendedor, perguntando o status de suas negociações. Para mim, a ferramenta de vendas mais importante de todas!

Ferramenta que recomendo:

E uma novidade: para ajudar outros negócios durante o período de crise, nós liberamos até julho algumas das funcionalidade do plano Pro para clientes gratuitos. Saiba mais clicando aqui).

Ferramentas de produtividade

Gestão de tempo por atividade

Estamos todos nos adaptando a uma nova rotina, aprendendo a trabalhar em home office com outras pessoas na casa. É normal que nossa produtividade fique prejudicada, não é?

Eu gosto muito de ferramentas que fazem controle de tempo dedicado a cada atividade para entender o quanto meu tempo e o da equipe têm sido utilizado.

Isso ajuda a perceber, por exemplo, que as reuniões têm tirado o foco da prospecção. Ou, por outro lado, que atividades operacionais (como preenchimento de relatórios e de planilhas) podem estar impedindo o follow up com potenciais clientes.

É claro, a ideia não é usar esse recurso para a microgestão, tentando entender se o colaborador está realmente trabalhando. O foco do momento deve estar na produtividade!

Ferramentas que recomendo:

Assinatura de documentos

Os negócios fechados não podem esperar a situação voltar ao normal para que os contratos sejam assinados, não é? Se a sua empresa ainda não evoluiu para o modelo de assinatura digital, pode ser um bom momento para fazer isso.

Assim, você não só garante que o documento possa ser assinado no menor prazo possível, mas também demonstra o quanto está preocupado com medidas de proteção contra o contágio pelo COVID-19.

Ferramentas que recomendo:

Digitalização de documentos

Ainda que migre para as assinaturas digitais, eventualmente será preciso imprimir, digitalizar e enviar algum material.

Ainda não há solução, neste caso, para a falta de impressora no home office, mas já existem bons aplicativos para substituir a função do scanner – de forma muito mais profissional do que apenas tirar uma foto do papel.

Ferramenta que recomendo:

Armazenamento de arquivos na nuvem

Facilitar a colaboração entre todos os membros da equipe é muito importante para que o ritmo de vendas não seja afetado. Neste sentido, é essencial o armazenamento de arquivos na nuvem.

Ferramentas deste tipo evitam aquela troca de múltiplas versões de um mesmo arquivo ou a necessidade de upload e download cada vez que for necessário colaborar.

Ferramentas que recomendo:

Agendamento de reuniões

Tenho percebido um aumento no volume de reuniões via videoconferência nos últimos dias. Com todos em casa, acho que ficou mais fácil de ter aquelas conversas que seriam adiadas por falta de tempo acontecerem.

Mas isso também cria uma confusão de agendamentos e reagendamentos, principalmente com pessoas externas, que não têm visibilidade da sua agenda. Por isso, gosto muito das ferramentas que permitem que você informe seus horários disponíveis para que sejam criados convites diretamente na sua agenda.

É possível definir prazo mínimo para agendamento e horários disponíveis para diferentes tipos de compromisso.

Ferramenta que recomendo:

Mais do que ferramentas, é preciso encontrar seu modelo de gestão de vendas remotas

Assim como estas ferramentas que citei no artigo, existem muitas mais, para diferentes demandas internas e externas. Um bom incentivo para aproveitar este período de quarentena e, finalmente, promover a transformação digital dentro de sua organização.

Apenas deixo um lembrete para fechar: as ferramentas são apenas recursos, não substituem seu papel como vendedor e como liderança de equipe. Ou seja, deixe esses softwares e aplicativos cumprirem seu papel para facilitar a rotina dos vendedores, mas busque também caminhos para transformar a sua gestão neste momento.

Com certeza sairemos deste período muito mais preparados para lidar com qualquer desafio!

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Esse post foi escrito por Júlio Paulillo, é CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestão comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas.

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