Pare já o que está fazendo a mais! Confira como melhorar seu foco e ser mais produtivo

Entrevista com especialista Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey Brasil, revela como ampliar o foco pode ajudar vendedores e empresas a serem mais eficazes

Recentemente aqui na VendaMais publicamos um artigo de Paulo Kretly, a respeito da importância da atitude foco para o sucesso nas empresas (relembre o artigo em: Concentrar-se no mais importante). Presidente da FranklinCovey Brasil, instituição que se destaca pelo desenvolvimento de líderes e de eficácia corporativa e pessoal, Kretly destacou que os seres humanos estão naturalmente prontos para se concentrarem, com excelência, em apenas uma atividade por vez (ou, na melhor das hipóteses, em muito poucas).

Porém, cada vez mais conectados por meio de smartphones e outros dispositivos móveis, não raro está sendo ver profissionais executando várias tarefas ao mesmo tempo. Afinal, isso é sinônimo de produtividade? Confira a seguir na entrevista com Paulo Kretly, pedagogo, mestre em administração de empresas e especialista em administração e marketing pela Fundação Getúlio Vargas e MBA com especialização em Marketing pela Hawthorne University, de Utah (EUA). Reconhecido palestrante nas áreas de liderança, legado, gestão e produtividade pessoal e interpessoal, é autor dos livros Figura de Transição e Deixe um Legado. Com a palavra, Paulo Kretly:

Paulo Fretly, presidente da Franklin Covey Brasil

Gostaria de começar abordando um recente artigo seu, Concentrar-se no mais importante. Por que muitas empresas ainda têm dificuldade com a atitude foco?

Na verdade, esse é um problema mundial. Nós, como pessoas e empresas, de uma maneira geral, temos tantas escolhas para fazer, que acabamos nos distraindo com tantas escolhas. Hoje mesmo, eu estava no meio de uma reunião com quatro executivos da empresa e dois deles estavam o tempo todo no celular, porque eles tinham essa escolha de ficar no celular, respondendo um e-mail, WhatsApp ou mensagem no celular. O que falta nas organizações é estabelecer as prioridades. O que mais importa para a organização nesse momento?

A mente do executivo tem que se concentrar em uma pergunta apenas: qual determinada coisa, que se faltasse ou deixasse de acontecer dentro da empresa, a empresa fecharia? Com isso em mente, você já identifica o que é mais importante. É com esse foco que os executivos têm que trabalhar e a organização também e não querer dar tiro para tudo quanto é lado. Existe um ditado que diz: “quem muito abraça, pouco aperta”. Isso é: se você não focar em uma coisa, você não fará nada bem feito.

Ficar ao telefone celular durante uma reunião deveria ser uma escolha? Hoje em dia, realmente não há mais como estar apenas na reunião ou só no celular? É preciso fazer os dois ao mesmo tempo?

Novamente, esta é uma questão de foco. Se aquela é uma reunião importante para todos, e todos estão envolvidos nela, o celular não deve ser uma opção. Por quê? Distrai o executivo o tempo todo! E mais: eu tenho idade suficiente para dizer que isso é também falta de educação. Se você está o tempo todo durante a reunião no celular, você pode dizer ao interlocutor: “olha, estou anotando as coisas que você está me dizendo…”. Aí é uma coisa. Agora, a partir do momento que está falando com outras pessoas, você não está conectado lá, então é falta de educação e inclusive é falta de preparação e mostra imaturidade do colaborador ou executivo.

Tem algo que é muito importante para os nossos leitores saberem: o ser humano foi criado para conseguir fazer apenas uma coisa de cada vez com excelência.  Essa história de: “eu sou multitarefa” ou “as mulheres conseguem fazer muitas coisas ao mesmo tempo”, não existe. Homens e mulheres foram criados para fazer uma coisa com excelência de cada vez. Então, se você quer estar em uma reunião com excelência, foque nela. Não fique fazendo 2, 3 ou 4 coisas ao mesmo tempo, porque você não vai fazer nada bem.

E ao mesmo tempo o mercado parece estar pressionando e por vezes valorizando os profissionais que vivem essa imagem de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Tem aí um desafio de entendimento de que, algumas vezes, menos pode ser mais?

Às vezes, menos é mais! Ram Charan fez uma declaração há muitos anos – foi inclusive em Curitiba quando estive com ele – reforçou uma frase que está em um dos livros dele:

“Tome cuidado com os gestores muito ocupados, porque eles não fazem nada com excelência e os resultados são medíocres”.

Sabe esse tipo de profissional que está correndo o tempo todo e quer mostrar que está ocupado o tempo todo? Tome cuidado! Por isso existe a questão do planejamento diário, semanal e anual, onde você estabelece as suas prioridades e trabalha nelas. Vão aparecer interrupções? Lógico, eu não sou ingênuo para imaginar que não apareça uma mensagem ou ligação, ou que não caia a eletricidade ou o sistema nunca. Mas por isso mesmo é importante estabelecer prioridades diárias na sua vida, tanto na vida pessoal quanto na profissional, para que se possa obter o equilíbrio.

Na VendaMais somos 100% focados em vendas, então eu gostaria de entrar nesse tema de forma mais específica. Na sua opinião, o que um vendedor focado deve fazer e o que ele(a) deve evitar de fazer? Quais os erros mais comuns?

Novamente vamos voltar a falar sobre a questão do planejamento. Aquela imagem do vendedor despreparado, bonachão, que gosta de conversar, isso aí já não deveria existir há muitos anos e no Brasil menos ainda. O vendedor de sucesso pensa primeiro no sucesso dos clientes. O sucesso dos clientes é o sucesso dele, ele põe os objetivos do cliente em primeiro lugar. Uma visita feita ao cliente tem que ser muito bem estruturada, na qual ele vai fazer perguntas inteligentes e que vão trazer resultados, vão fazer o cliente pensar sobre o problema dele. E, para isso, é preciso ter muito foco!

“O que eu preciso perguntar para o cliente, para que ele possa fazer uma compra consciente e ter sucesso na atividade dele?”. Pergunte-se!

A primeira coisa que um vendedor(a) deve fazer é perguntas para ouvir o cliente. Você tem dois ouvidos, dois olhos, dois orifícios no nariz e apenas uma boca. São seis contra um para você ouvir mais, sentir mais e falar menos!

E outra coisa, voltando ao foco: o vendedor tem que estar atento à necessidade do cliente, ouvir o tempo todo e fazer perguntas para levantar essas necessidades. E então fazer uma pergunta clássica, crítica, que é a pergunta de 1 milhão de dólares, uma pergunta muito simples:

“Se estes seus problemas ou necessidades forem resolvidos na sua organização, quanto você vai economizar?”

O cliente até pode responder: “ah, mais aí eu tenho que fazer os cálculos para responder”. Ao que você pode responder: “mais ou menos, uma estimativa, quanto sente que economizaria por ano, por mês ou por semana?”

Após ouvir o valor, o(a) vendedor(a) poderá responder: “eu garanto que eu resolvo este problema por XX% desse preço”! Será que aquele indivíduo não vai querer comprar esta solução? Por isso que eu digo que é uma pergunta de 1 milhão de dólares! Quanto custa essa solução?

Às vezes, o vendedor não tem a perspicácia de:

  • Primeiro: levantar esta necessidade, porque não é qualquer um que consegue mapear esta necessidade.
  • E, depois, saber o quanto o produto dele(a) pode ajudar a resolver o problema.

O(a) vendedor(a) precisa entrar com isso em mente: “o que eu posso fazer para ajudar o meu cliente a obter sucesso, o que posso fazer para promover o sucesso do meu cliente?”. Se o vendedor entrar com essa percepção, o cliente vai sentir que ele está lá para ajudar. Ele não vai ver o vendedor como apenas mais um, mas como o fornecedor de uma solução que vai trazer muita economia ou ajudar a resolver um problema sério, grande, grave na empresa dele. Isso tudo é foco no cliente, conhecer profundamente o negócio do cliente e, ao chegar, estar preparado com perguntas inteligentes e pronto para ajudar.

A gente pontuou alguns desafios, como preparação e planejamento, estar realmente presente no momento e fazer as perguntas certas. De todas essas necessidades e de erros muitas vezes cometidos, qual você considera o mais grave erro cometido por um profissional quando o assunto é foco?

O erro mais grave é dar uma solução sem fazer um diagnóstico preciso. Esse é o erro mais grave, e o cliente sente isso. O indivíduo olha e se pergunta: o que é isso? O que ele está me oferecendo? Eu não preciso disso! O cliente sabe. Porque vai soar claramente para o cliente um ganha-perde, um ganho para o vendedor e uma perda para o cliente. E essa é uma venda que se faz só uma vez na vida para o cliente, pois ele nunca mais voltará.

Falando agora sobre o seu trabalho à frente da Franklin Covey do Brasil. Que tipo de empresas busca os serviços da sua empresa?

Nossos clientes estão em busca de melhorar a performance de suas organizações. Uma organização pode melhorar a performance em dois aspectos:

  1. Comprar uma empresa ou equipamento para melhorar sua produtividade ou faturamento.
  2. Melhorar a performance das pessoas. Melhorar comportamento, fazer com que a pessoas se tornem mais eficazes, executem a estratégia, tenham uma maior confiança dentro da empresa, sejam mais produtivas.

É neste segundo ponto que a Franklin Covey entra. Então existem essas duas maneiras: a primeira, que nós chamamos de canetada, em que o executivo vai lá e assina um documento para compra uma empresa ou um equipamento melhor, mais novo. Ou você trabalha com as pessoas, mudando comportamentos. É aí onde entramos, trabalhando produtividade, eficácia, liderança, execução e confiança dentro da organização.

Por outro lado, que tipo de projeto não é adequado para você e para sua equipe da Frankin Covey? Ou seja, que tipo de problemas/situações/desafios você geralmente prefere não aceitar ou indicar para algum colega ou outra organização?

Problemas técnicos, por exemplo, como melhorar a performance de uma equipe de consultores financeiros. Nós não temos nada técnico na área de finanças ou de treinamentos de mecânica, eletricidade, coisas mais técnicas nós não fazemos. Também não fazemos trabalhos de recrutamento e seleção, nós indicamos outras empresas. Agora estratégia, execução, confiança, produtividade e liderança são os nossos pontos fortes.

Qual o seu diferencial em relação a outros consultores? Qual a “marca registrada” da Franklin Covey?

Liderança. É onde a Fraklin Covey atua mais. Nós trabalhamos bastante os líderes, desde CEOs, níveis executivos, passando por líderes intermediários, até líderes de primeiro nível, aquele gestor onde, depois dele, não há nenhum outro gestor, apenas colaboradores operacionais. Nós formamos líderes, isso é uma das principais coisas que fazemos. Isso é o que tornou a Franklin Covey a maior do mundo em liderança.

Imagino que sejam desafios muito diferentes. Pode citar um exemplo dos maiores desafios que vocês enfrentam ao lidar com profissionais que estão começando a se tornar gestores?

O que acontece: normalmente uma pessoa é chamada para o primeiro cargo de liderança próximo aos 30 anos de idade. Sabe quanto tempo depois essa pessoa receberá um treinamento formal em liderança? Em média 12 anos depois. Quer dizer, ela ultrapassará os 40 anos sem um treinamento formal, sem saber dar ou receber um feedback, sem saber fazer uma entrevista individual com um colaborador.

Isso acontece, porque a maioria das pessoas é promovida pelas suas capacidades técnicas. Era, por exemplo, um engenheiro excelente a quem foi dada a oportunidade de liderar as pessoas. Só que ele foi promovido pela capacidade técnica, porém na nova função, vai precisar desenvolver capacidades comportamentais. Antes, ele dependia dele mesmo como técnico, o tempo todo, o trabalho dele dependia da própria performance. Agora, a partir do momento em que ele se torna um líder, o trabalho não vai mais depender dele, dependerá do grupo. São desafios completamente diferentes.

Esse é o caminho mais eficaz, selecionar um técnico e desenvolver capacidades de gestão nele? Ou normalmente os líderes de melhor performance já possuem capacidades de gestão?

Cada vez mais você tem técnicos se tornando grandes líderes, desde que muito bem orientados, porque senão, você não vai dar oportunidade a esses técnicos e isso é importante. Ninguém nasceu líder, o líder você vai formando.

Aquela história de “nasci vendedor” é a mesma coisa. Você pode até saber falar direitinho, mas dizer que nasceu vendedor… isso está longe. O vendedor hoje tem que ter muitas qualidades técnicas, ele tem que saber fazer perguntas, ele não é aquele bonachão de 20 anos atrás.

O mesmo acontece com o líder. Ele pode ser um ótimo engenheiro, alguém que tem muitas capacidades técnicas que irão ajudá-lo a falar com mais propriedade com as outras pessoas, mas a partir do momento em que ele se torna líder, terá de aprender aos poucos a ir se desprendendo. Ele não pode, simplesmente, quando houver um problema, ir lá e realizar as coisas. Ele tem que ensinar e deixar as pessoas fazerem, delegar e acompanhar. Isso tudo é o que nós trabalhamos e não é de um dia para o outro, é um processo que o indivíduo tem de passar.

Com tanta experiência na área, quais dicas ou informações você vê sendo dadas pela mídia sobre foco e administração de tempo com as quais claramente não concorda?

Existem coisas que funcionavam no passado, mas que passou, já não é mais o momento. Há 20 anos, você tinha, por exemplo, 20 opções de atividades que podia fazer em um dia. Hoje você tem 50 atividades. Então, você tem que ter muito mais critério nessas atividades, um processo de escolha muito mais apurado do que há 20 anos. Isso faz parte de uma atualização. Estar mais focado hoje é ainda mais importante do que no passado, porque as escolhas são muito maiores.

Mas existem alguns conselhos e/ou ideias inapropriadas em relação ao tempo. Por exemplo: muita gente divulga: “venha aprender a gerenciar o seu tempo” ou “controle melhor o seu tempo”. Mas a verdade é que o tempo não pertence a você. Aliás, essa terminologia gerenciamento de tempo já não se usa há muitos anos. O que nós utilizamos é: venha aprender a administrar as suas escolhas.

Outra coisa que passa são algumas terminologias ou mesmo alguns paradigmas que nós temos e que estão longe de serem verdadeiros. Um deles muito interessante percebi há muitos anos, quando fiz um MBA nos Estados Unidos e fui trabalhar na faculdade. O paradigma do norte-americano era o seguinte: “aqui você faz 12 dólares a hora”. Lembro que, à época, eu não entendi muito bem, porque no Brasil nós falamos: “você vai ganhar 12 dólares por hora ou XX reais por mês”. Nos EUA não, você vai FAZER.

Esse paradigma que nós temos é muito arraigado em cada um de nós. Essa coisa de dizer: “eu cheguei atrasado, porque tive um outro compromisso”. A verdade é a seguinte: “eu cheguei atrasado, porque eu escolhi estar em outro lugar”. Lógico que há emergências, conforme nós já falamos acima, mas ela não bem menos do que se imagina. “Ah, eu não fui, porque eu tive que ir com a minha esposa ou com o meu marido em tal lugar…”. Não! “Olha, eu não pude, porque eu escolhi ir… O americano fala isso, enquanto nós estamos sempre justificando: “olha, eu tive que fazer…”. Você não teve, você escolheu fazer! Essa é uma questão de paradigma. A forma como nós falamos não transmite a realidade das nossas ações, então nós temos que falar mais de acordo com as nossas ações. É totalmente diferente. E o mesmo acontece em relação a responsabilidade que nós temos.

Algum último comentário que queira fazer para os leitores da VendaMais?

Mais direcionado a vendas, nós sempre ouvimos que não existe o vendedor do passado. Vendedor não tem passado, se vendeu, já ganhou comissão, e bola para a frente. Eu gostaria de acabar este papo com um pensamento do Dr. Covey, que é um dos fundadores da Franklin Covey, e disse o seguinte, aos 79 anos, escrevendo 5 livros ao mesmo tempo e com muitos projetos à frente. Ele virou para o grupo de executivos e disse: “eu gostaria de dizer para vocês que suas maiores conquistas estão à sua frente”. Isso se aplica a todos nós. As maiores realizações estão à sua frente, não adianta dizer que há dois meses atrás vendeu tantos milhões. Não adianta! As suas maiores conquistas estão sempre à sua frente.

Para saber mais

Acesse o site: www.franklincovey.com.br. 

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