Escalando resultados: como identificar e corrigir gargalos usando um sistema de CRM

Por Julio Paulillo 

Se está cada vez mais difícil conquistar bons leads e levá-los até o fechamento em razão das instabilidades do mercado e da alta concorrência, não é novidade dizer que a produtividade e assertividade em vendas são fatores chave para o sucesso, certo? E, para que sejam alcançadas, conhecer bem os gargalos de produção na área comercial se tornou imperativo.

Por isso, neste artigo quero compartilhar algumas dicas para que você possa identificá-los usando um sistema de CRM e, assim, mitigar seus impactos de forma contínua.

Gargalos de produção na área comercial

Acredito que todos nós já conhecemos muito bem o conceito de gargalo como um impedimento para que um fluxo siga com toda sua força. Então, podemos entender que em vendas um gargalo é algo que compromete a eficiência – ou seja, os resultados comerciais em diferentes etapas do funil.

E, se você sofre com os gargalos da sua operação, saiba que todas as empresas vivem com isso, em maior ou menor grau. O mais importante é monitorar continuamente esses impeditivos para evoluir e otimizar o que for necessário.

Também é relevante falarmos que, geralmente, os gargalos estão relacionados a pessoas. Comportamentos, falta de priorização, sobrecarga de trabalho… esses são alguns fatores que podem acabar se tornando um deles.

Para ilustrar um exemplo de gargalo, certamente você já viu resultados de vendas serem represados porque o vendedor demorou a enviar uma proposta, porque o financeiro não faturou o pedido a tempo ou porque o jurídico não conseguiu finalizar o contrato. Acertei? Pois é, aí estão alguns gargalos.

Mas não são apenas os colaboradores da empresa os “culpados” pela falta de eficiência. Em muitos casos, o problema está nos processos, na oferta ou até mesmo nas tecnologias utilizadas (justamente elas, que deveriam eliminar esses problemas).

Resumindo, então, gargalos de produção geralmente estão associados a:

  • oferta;
  • processos;
  • recursos e tecnologia;
  • pessoas.

O papel do sistema de CRM para reduzir os gargalos de vendas

Para saber se os resultados da área estão sendo comprometidos por algum gargalo, não existe outro caminho além de medir, medir e medir. Somente assim será possível identificar uma mudança no desempenho – e qual a razão para isso.

Não há dúvidas de que um sistema de CRM seja essencial para conseguir monitorar os gargalos de produção. Isso porque é assim que você vai ser capaz de acompanhar o pipeline de vendas e sua evolução a partir de cada mudança na estratégia, de cada campanha, etc.

É com uma plataforma de gestão de relacionamento com o cliente que você poderá também acompanhar toda a jornada, desde a primeira interação, até a fase de manutenção dessa conta.

Ou seja, com um sistema de CRM, você poderá ter um raio-x completo da operação para saber o que realmente é um gargalo.

Dicas para reconhecer gargalos o mais rápido possível com o CRM

Aprofundando um pouco mais essa questão da identificação dos gargalos de produção, recomendo considerar em sua gestão os dois fatores a seguir:

1. Ter clareza sobre os gatilhos para mudança de etapa no funil

Olhando para o funil de vendas, um ponto muito importante é deixar claro o que move um lead para uma nova etapa do funil e, diante disso, quais as próximas ações. Pode parecer algo óbvio, mas se olharmos de perto, muitas vezes não é tanto assim.

Por exemplo, digamos que um lead qualificado vire uma oportunidade no momento em que recebe uma proposta. E como fica esse intervalo entre o envio da proposta e o fechamento? Quanto tempo ele deve durar? Quem é o responsável?

Estabelecer todas as condições de forma clara e atribuir tarefas no sistema de CRM aos responsáveis permite perceber gargalos como falta de follow-up, por exemplo.

2. Olhar para o que ninguém vê

Poucas empresas medem produtividade além de dados como número de reuniões, número de propostas e número de vendas realizadas por vendedor.

Mas existem mais dados para analisar e olhar para o que ninguém vê pode ajudar a ter um pipeline de vendas com menos gargalos do que seus concorrentes.

Um bom exemplo para isso é acompanhar a minutagem de ligações, por exemplo. Ou para o número de e-mails trocados durante uma negociação. Se o volume estiver acima da média, algum gargalo pode existir aí. E todas essas informações podem estar disponíveis na seção de relatórios de um bom sistema de CRM!

Superando gargalos nas vendas

Saber quais são os gargalos é o primeiro passo para tomar ações concretas para reduzir seus impactos para a fluidez da operação de vendas.

E existem medidas que podem ser tomadas antes mesmo do lead chegar até o vendedor, desde que você seja capaz de ter insights e tomar decisões a partir dos dados levantados com seu sistema de CRM.

1. Focar na qualidade, mais do que na quantidade de leads

Uma reclamação frequente do time de vendas para a equipe de Marketing é o volume insuficiente de leads no topo de funil. Porém, apenas aumentar a quantidade de contatos não é o suficiente. Aliás, pode se tornar um problema ainda maior.

Voltamos sempre na velha discussão sobre quantidade x qualidade. Mas não precisamos ser tão dicotômicos nessa questão. Justamente porque a quantidade maior de leads pode trazer um gargalo importante: o tempo investido na tentativa de contato e qualificação de leads inválidos ou com baixíssimo potencial de fechamento.

A recomendação, portanto, é sim abastecer o topo de funil com mais contatos. Entretanto, crescer mantendo um parâmetro adequado de qualidade para eles. E como avaliar um fator tão subjetivo? Uma análise de canais e taxas de conversão e desempenho de vendas na sua ferramenta de CRM pode ser um caminho!

2. Otimizar e automatizar processos

Se os gargalos geralmente estão nas pessoas e na sobrecarga em relação a atividades e processos, o melhor caminho sem dúvida é otimizar e automatizar processos.

Otimizar para tornar a compra mais simples e rápida possível. Automatizar para depender menos dos colaboradores em atividades operacionais ou que possam ser programadas – como e-mails de follow-up, por exemplo.

Em geral, as plataformas de CRM possuem muitos recursos com esta finalidade. Explore as possibilidades com a sua!

3. Capacitar a equipe com foco nos gargalos identificados

Treinamentos e capacitações devem ser focados em melhorias contínuas nos comportamentos e atitudes que possam representar gargalos na produção. Aprimorar gestão de tempo, organização e técnicas de negociação são apenas alguns exemplos do que pode tornar uma operação de vendas mais assertiva e eficiente.

Apenas lembre-se de que mudanças comportamentais não acontecem com treinamentos pontuais, mas com programas continuados de educação e desenvolvimento.

Nesse caso, aproveitar as informações coletadas sobre cada vendedor no CRM pode ser uma ótima estratégia para formatar treinamentos individuais e recorrentes.

4. Monitorar a evolução dos resultados diariamente

Por fim, não há como acompanhar e reduzir os gargalos sem monitorar continuamente as métricas de vendas, comparando-as semana a semana, mês a mês.

E, para essa tarefa, ter um CRM intuitivo à mão é essencial. Afinal, manter relatórios atualizados em planilhas de Excel ou outros sistemas não automatizados pode ser trabalhoso e demandar um tempo precioso, tanto do gestor, quanto dos vendedores.

Uma operação de vendas muda o tempo todo (novas campanhas, novas soluções, novos membros no time). Se um gestor de vendas parar de olhar com frequência para os dados produzidos a partir das atividades diárias, pode perder os indicativos de falhas que podem estar comprometendo significativamente os resultados.

Quão bem você domina seu funil de vendas?

Corrigir gargalos nada mais é do que dominar seu funil de vendas – e não ser dominado por ele.

Hoje em dia, um bom gestor de vendas não é mais aquele vendedor que convence qualquer prospect a fechar negócio. Mas sim aquele que é capaz de olhar além dos números e identificar o que pode ser aperfeiçoado, liderando o time para fazer o mesmo e aproveitando a tecnologia para atuar a seu favor.

Vender está cada vez mais próximo da experimentação e menos da intuição. Você já está pronto para esse novo momento?

Esse post foi escrito por Julio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestão comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas e ajuda milhares de times a organizar e aumentar as vendas diariamente.

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