Como vencer o desafio de engajar os vendedores na utilização do CRM?

Todo gestor de vendas sabe o quanto é difícil implementar qualquer nova ferramenta na dinâmica do time. Mesmo que a mudança traga benefícios claros para a rotina dos vendedores, é normal existir uma resistência – afinal, qualquer adaptação a um novo recurso traz também necessidade de aprendizado e de alteração nos processos.

Isso não é motivo, porém, para adiar a contratação de um sistema de CRM e deixar de se livrar de uma vez por todas de soluções obsoletas como as planilhas de Excel (que são excelentes para funções matemáticas, mas passam longe de ser uma ferramenta de gestão do relacionamento com o cliente).

Também não é motivo para ter a ferramenta adequada, uma boa plataforma de CRM, mas desatualizada, pelo baixo engajamento do time em abastecer as informações a cada interação com prospect e cliente.

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E por que isso é mais importante agora do que nunca? Vimos neste período de pandemia, com migração de muitas operações de vendas para o home office, que as empresas que não estavam digitalizadas, passaram maus bocados para conseguir adaptar as operações de vendas.

Inclusive, em uma pesquisa que realizamos no Agendor e compartilhamos aqui na VendaMais, vimos que as empresas que já utilizavam soluções como CRM e praticavam vendas remotas, se saíram melhor durante o período inicial da pandemia.

Então, para que em 2021 você possa escrever uma história diferente na sua operação comercial em relação ao engajamento dos vendedores no uso do CRM, neste artigo vou compartilhar algumas dicas a partir de aprendizados que tive acompanhando a implementação do Agendor em mais de 4 mil empresas. Confira!

Principais desafios da implementação do CRM nas empresas

Quando investe em um determinado recurso, a organização precisa ver o retorno, mesmo que a longo prazo, que o investimento gerou. Mas, no caso do CRM, além de contar com um bom sistema, para que esse ROI seja positivo, é essencial trabalhar na sua implementação e engajar a equipe para a sua utilização.

Ao longo dos últimos anos, percebi que, além do desafio de criar um processo comercial que funcione para o negócio e refleti-lo no CRM, há outros pontos que dificultam a adesão da equipe no dia a dia. Veja quais são esses principais desafios na percepção dos vendedores:

  • Receio de que terá mais trabalho
  • Dificuldade de uso da tecnologia
  • Resistência à mudança
  • Pensamento de que a ferramenta não é necessária
  • Visão de que um software projetado por terceiros não é capaz de suprir demandas específicas do negócio
  • Experiências anteriores ruins

Se as transformações são sempre desafiadoras, é importante compreender que esse efeito será sentido pelo seu time. Diante do uso da nova ferramenta, os vendedores terão que assimilar os processos e a sua relevância, o que exige esforço. Isso pode levar um tempo e é necessário que se reserve um período para adaptação e treinamento, sobre o qual falarei a seguir.

Como melhorar o engajamento dos vendedores em relação ao CRM?

Agora que já falamos um pouco sobre aqueles que são os principais desafios desse processo, precisamos entender como contorná-los da melhor forma para obter o engajamento necessário.

Listei alguns pontos de atenção e dicas para os gestores alcançarem o êxito na implantação do CRM na sua empresa.

As recomendações são para empresas que estão adotando um novo sistema (seja como substituição de um anterior ou como início de uma cultura de vendas orientada a dados). Porém, caso o desafio na sua área seja engajar os vendedores para a plataforma que já possuem em funcionamento, cabe avaliar a possibilidade de seguir os mesmos passos – como em uma nova implementação.

Avalie o seu processo comercial e revise as etapas de venda

Certamente, quanto mais ajustada a ferramenta estiver ao seu negócio, mais fluida será a sua utilização e maior o engajamento do time. Assim, o seu foco inicial deve ser a avaliação do processo comercial existente e, se necessário, a realização de ajustes para definir uma operação com processos claros e que possam ser levados para o CRM de forma simples e objetiva.

Além disso, a revisão das etapas de vendas também é fundamental para que se analise a efetividade de cada uma. Lembrando que essas ações precisam estar alinhadas e fazer parte, de fato, da rotina da área comercial.

Defina um responsável pelo projeto de implementação

A implementação de um sistema de CRM não precisa, necessariamente, ficar a cargo do gerente ou diretor comercial. Quando isso acontece, aliás, ela pode ser sentida como uma imposição e incentivar mais receios por parte da equipe.

Isso significa que definir um colaborador para ser o responsável pelo processo pode surtir efeitos melhores em relação ao engajamento do time. Para tanto, escolha uma pessoa que seja referência para liderar o projeto e utilize o seu comportamento como motivação para os demais. 

Deixe claro os benefícios do CRM no dia a dia dos vendedores

Para que os vendedores comprem a ideia, é necessário, em primeiro lugar, informá-los sobre as vantagens de contar com um CRM na empresa. Pense comigo: o seu time precisa compreender os benefícios que terá ao utilizá-lo para que a mudança faça sentido, não é mesmo?

Existe uma lista bem grande de benefícios da ferramenta, mas tente focar naqueles que estão diretamente ligados aos vendedores. Aqui vão exemplos de alguns que valem ser destacados:

  • Possibilidade de gerenciar o tempo de forma mais inteligente;
  • Lembretes automáticos de tarefas;
  • Visualização dos clientes no mapa;
  • Criação de relatórios de modo automático;
  • Redução do tempo com tarefas administrativas;
  • Acesso a todas informações sobre a negociação em um só lugar;
  • Identificação facilitada de prioridades e pontos de atenção;
  • App de vendas integrado com outras ferramentas de uso diário;
  • Consulta do seu desempenho a qualquer momento.

Comunique com clareza as mudanças para o time

A utilização do CRM irá, inevitavelmente, trazer mudanças no dia a dia dos vendedores. Minimizar essas transformações não é uma boa estratégia, visto que o gestor, definitivamente, precisa da colaboração da equipe.

O ideal, portanto, é estabelecer uma comunicação clara sobre os impactos da ferramenta e a melhor forma de lidar com eles. Para tanto, vale fazer uma reunião para apresentar esses tópicos e conversar sobre possíveis dúvidas e receios. Uma dica: tente ser o mais prático possível, explicando as novidades por meio de casos e exemplos concretos.

Tente valorizar também os casos de sucesso internos – como vendedores que já utilizaram o CRM em outras empresas e tiveram bons resultados a partir disso.

Crie um programa de incentivo

A boa tática do programa de incentivo é também uma grande aliada para amarrar a estratégia de implementação do CRM. A ação temporária pode ser baseada no alcance de marcos individuais ou do time, como “a primeira venda fechada no CRM”.

As premiações podem variar, é claro, mas é interessante que proporcionem o sentimento de recompensa nos vencedores e, ao mesmo tempo, contribuam para essa cultura de utilização da plataforma.

Defina um plano de implementação de CRM

Por fim, dito tudo isso, é provável que você já tenha se atentado para a necessidade de elaboração de um plano mínimo para implementação do CRM em uma empresa.

Ao conduzir essa mudança de forma organizada e estratégica, será possível evitar percalços e, assim, ver os efeitos positivos da utilização do software muito mais rapidamente nos resultados dos negócios.

Lembre-se que um bom plano de implementação precisa ter muito claros:

  • As atividades
  • Os responsáveis
  • Os prazos
  • A conexão entre as diferentes etapas
  • As métricas de sucesso

Em 2021, mais do que nunca, o CRM será seu principal aliado para lidar com qualquer obstáculo!

Se contar com ferramentas tecnológicas em 2020 já foi um fator que contribuiu para que times de vendas tivessem menores impactos devido à pandemia, esse é um cenário que devemos continuar observando no próximo ano. Ou melhor, nos próximos.

Afinal, ter uma operação comercial digital significa também maior facilidade de interpretar dados e tomar decisão com eles, de integrar vendedores (onde quer que estejam), de fazer planejamentos e de montar estratégias de sucesso. E ter o time 100% engajado no uso do CRM faz parte disso!

Esse post foi escrito por Júlio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestão comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas e ajuda milhares de times a organizar e aumentar as vendas diariamente.

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