Como encurtar o ciclo de vendas: Um exemplo e quatro dicas para sua empresa

Por Júlio Paulillo

Empresas que têm um ciclo de vendas longo enfrentam desafios de toda ordem. O financeiro é o mais óbvio: se da primeira abordagem a um cliente até o fechamento de um negócio decorrem semanas ou meses, cada entrada de caixa demora a acontecer. O custo de manter o relacionamento – com ligações, deslocamentos e até hospedagens em uma visita – é elevado. Assegurar o engajamento dos vendedores nesse período é tarefa dura.

Realizar uma venda longa é como carregar um fardo. E quando uma oportunidade é perdida, depois de tanto trabalho, a decepção é enorme. Por isso, o ciclo de vendas é uma métrica olhada de perto pelas equipes comerciais. Reduzi-lo, levando os negócios a serem fechados mais rapidamente, é uma meta frequente entre as empresas.

Acompanho, há alguns anos, a transformação implementada no time de vendas de uma confecção do interior de São Paulo. A Stampare, especializada na fabricação de camisas sociais, polos e camisetas corporativas, tem quase 70 funcionários e produz cerca de 16 mil peças por mês. Até o início de 2017, o processo de vendas não era acompanhado fase por fase de maneira sistemática, com o auxílio de ferramentas digitais.

De lá para cá, as etapas foram formalizadas em um funil de vendas bem definido. Com todas as ações dos vendedores monitoradas (por meio do Agendor), a Stampare passou a ter dados para analisar e com os quais estruturar novas estratégias e abordagens comerciais. Uma das métricas escolhidas para medir os resultados da mudança foi o ciclo de vendas. Em dois anos, ele caiu de 40 para 28 dias.

Resultados como esse inspiram qualquer equipe comercial. Mas como começar um processo de redução do ciclo de vendas? Existem quatro passos essenciais que precisam ser seguidos. Detalho cada um deles abaixo:

  1. Conheça seu mercado

Entender como funciona o ambiente em que sua empresa vai buscar oportunidades para crescer é um passo importante. O conhecimento empírico e a experiência dos seus colaboradores ajudam a construir as primeiras ideias sobre como reduzir o ciclo de vendas. Mas há outras fontes de informações que podem ser acessadas com facilidade.

Instituições como o IBGE têm estatísticas sobre diversos segmentos da economia, úteis para uma análise de mercado. Entidades patronais, como a Confederação Nacional da Indústria (CNI), também coletam números, tendências e informações sobre cada setor.

Institutos de pesquisa, como Ibope e Datafolha, costumam disponibilizar trechos de estudos sobre os mais diversos assuntos. Há ainda a possibilidade de realizar pesquisas online por conta própria. Elas rendem resultados interessantes a um custo relativamente baixo.

  1. Atenção ao que os (bons) vendedores fazem

Uma porção de dados frios dão uma ideia do funcionamento do mercado, mas dizem pouco sobre prática do dia a dia nas empresas. Por isso, é importante observar atentamente o que seus vendedores com melhores resultados fazem cotidianamente.

Quantos telefonemas eles fazem até fechar uma venda? Isso muda de acordo com o setor de atuação de cada cliente? Em certos segmentos, as visitas funcionam melhor? Isso, sim, é informação relevante para ajudar a descobrir como encurtar o ciclo de vendas.

Para fazer esse tipo de análise, preste atenção em seu funil de vendas. Observe em que etapas os vendedores demoram mais, sinal de que as atividades podem ser aperfeiçoadas. Se sua empresa utiliza um sistema de gestão de relacionamento com clientes (CRM), é nele que esses dados estarão disponíveis. 

Avalie como os melhores vendedores costumam proceder nas etapas mais críticas, para entender o que dá certo. Esses dados servirão para que você elabore materiais com dicas de venda em cada etapa do funil. Mostre com gráficos o impacto das melhores práticas. Convoque seus bons vendedores para ajudar a treinar o restante da equipe. O reconhecimento irá motivá-los ainda mais.

  1. Analise seu histórico de vendas

Observar uma série histórica de dados ajuda a traçar tendências futuras, levando em consideração fatores como sazonalidade e ações de marketing e vendas.

Imagine a seguinte situação: os dados mostram que depois de uma excelente campanha de e-mail marketing, os vendedores fechavam negócios fazendo menos ligações. Isso não quer dizer que quanto menos ligações fizerem, mais eles venderão – e sim que ações de e-mail marketing podem ser boas aliadas para encurtar o ciclo de vendas.

Ações como essa ajudam a selecionar os prospects mais promissores. Também oferecem a eles informações relevantes sobre os produtos ou serviços da sua empresa. É meio caminho andado para fechar uma venda depois, no telefone.

Tudo isso só aparece, claramente, a partir de uma análise dos dados das vendas passadas e de como elas se relacionaram com outras ações desenvolvidas pela empresa.

  1. Identifique seu cliente ideal

Segundo o Princípio de Pareto, 80% dos efeitos são gerados por 20% das causas. Isso também vale para vendas. Grosso modo, 20% dos clientes geram 80% da receita.

Não quer dizer que você deva abandonar todos os outros clientes (talvez alguns). Mas que os esforços devem se concentrar nos melhores: aqueles que realmente se beneficiam do que a empresa vende, que a valorizam e que estão dispostos a manter uma boa relação comercial com ela. O ciclo de vendas sempre será mais curto com esses clientes.

Como encontrar os clientes “perfeitos”? Analise seu histórico de vendas para detectar os que representam a maior parte dos negócios. Procure padrões e semelhanças, características corporativas específicas que os diferenciam dos outros.

Responda perguntas:

  • Qual o porte dos clientes mais importantes?
  • A que ramo se dedicam?
  • Estão concentrados em alguma região?
  • Quantos colaboradores têm?
  • Qual é o faturamento médio?
  • São empresas familiares?
  • Essas informações irão ajudá-lo a delinear o perfil de cliente ideal para sua empresa. Busque outros desse tipo.

Conclusão: Analisar dados significa ter uma base sólida de informações, que reflitam a realidade do seu desempenho comercial para traçar estratégias. Os dados, e somente eles, podem mostrar o melhor caminho para reduzir o ciclo de vendas de cada empresa.

Júlio Paulillo é cofundador e CMO do Agendor, uma plataforma de CRM (gestão de relacionamento com clientes) e gestão comercial para equipes de vendas de empresas B2B (que atendem outras empresas). No sistema, em nuvem, é possível centralizar dados de clientes e ter maior visibilidade sobre as vendas. É um dos maiores CRMs brasileiros, com mais de 3.000 empresas pagantes no Brasil. Saiba mais em: agendor.com.br.

Leia também: