Auvo: como fazer uma gestão inteligente de sua equipe de vendedores externos

Um levantamento feito pela Auvo, plataforma brasileira de monitoramento de equipes externas, indica que em média 35% da produtividade dos vendedores externos aumenta com uso de uma boa ferramenta de monitoramento. Isso porque, a ferramenta tem como objetivo dar suporte à gestão no controle da produtividade de suas equipes de vendas, do custo por visita e do tempo dedicado a cada tarefa. Informações que permitem ao gestor entender o custo de uma venda e ter métricas para auxiliar a equipe a obter ainda mais retorno.

Sua empresa precisa melhorar o monitoramento de seus vendedores externos? Confira a chamada a seguir de Gabriel Rodrigues de Moraes, especialista em gestão de equipes externas e CEO da Auvo:

Gabriel Rodrigues de Moraes fala sobre os desafios que um gestor comercial enfrenta na gestão de seus vendedores externos. E mais: como reduzir custos e aumentar a produtividade na operação das vendas externas. E como ter uma equipe que baterá metas todos os meses.

Leia a seguir a entrevista completa com Gabriel Rodrigues de Moraes. E conheça as 8 métricas listadas pela Auvo para ajudar equipes de vendas a bater metas e seguir em um ritmo de evolução constante.

O que vocês oferecem exatamente na Auvo? Como o seu serviço é diferente das outras empresas similares no mercado?

A Auvo foi criada em 2015 com a expertise de três sócios que já atuavam na área de tecnologia. Inicialmente, a empresa tinha como objetivo central melhorar a produtividade da equipe de campo. Porém, com as soluções apresentadas, conseguiu não só aperfeiçoar essa questão para os clientes, como também facilitou o trabalho do gestor, ao oferecer um amplo monitoramento das atividades dos profissionais externos, com a elaboração de relatórios personalizados que auxiliaram em um aumento considerável da produtividade.

O software da Auvo é o grande diferencial, já que oferece maior agilidade às operações. Ele inclui o fornecimento rápido de informações, como o número de técnicos em atividades de campo, dentre eles, quais são os mais assertivos. A plataforma detalha a produtividade, o custo e o tempo das tarefas. Dessa forma, o colaborador consegue gerar uma ordem de serviço digital, na qual é possível anexar fotos e adicionar a assinatura do cliente. Isso interfere diretamente na agilidade da operação e no aumento do desempenho das equipes, que pode ter uma melhora na produtividade em torno de 50%.

O ganho é creditado a dois fatores principais: otimização da rota e elaboração de relatórios. No primeiro caso, a melhoria permite que um colaborador realize mais tarefas por dia, ao evitar o desvio de trajeto, congestionamentos e voltas desnecessárias na cidade. No segundo item, o sistema garante mais rapidez no preenchimento da documentação, uma vez que tudo pode ser feito no próprio dispositivo móvel. Nele, o software é instalado e exportado posteriormente em arquivos Excel ou PDF. O serviço é armazenado na nuvem, com dados criptografados para garantir a segurança das informações.

O Auvo também fornece uma interface (API) de integração com vários ERPs e CRMs do mercado, o que auxilia inúmeros clientes. As empresas que utilizam a plataforma têm acesso a relatórios de visitas, monitoramento em tempo real dos colaboradores, satisfação dos clientes e dados reais que auxiliam o gestor na tomada de decisões.

Atualmente, a Auvo conta com centenas de clientes ativos em sua base e milhares de usuários, com mais de 5 milhões de tarefas executadas e 100 mil horas economizadas em processos de produtividade.

Na VendaMais somos 100% focados em vendas. Como a Auvo pode ajudar uma empresa a reduzir custos de vendas, melhorar o faturamento ou aprimorar o atendimento a clientes? Pode compartilhar com a gente alguns casos de sucesso?

Cada tipo de negócio tem objetivos e necessidades comerciais diferentes, mas existem diversos pontos comuns que ajudam a montar uma base para melhores performances, seja com a redução de custos de vendas, com a melhora no faturamento, bem como no atendimento a clientes. Costumo sugerir 8 dicas para que esses pontos sejam trabalhados dentro das empresas.

  1. Número de visitas e vendas individuais

Estes dois indicadores são muito importantes. O gestor precisa saber exatamente quantas visitas foram feitas por cada colaborador, o tempo médio de cada uma delas, os clientes mais visitados e, claro, quantas vendas foram fechadas. Dessa maneira, é possível mensurar com mais assertividade a produtividade, agilidade e conversão da equipe. Hoje já temos tecnologia para processar e concentrar todas essas informações de maneira muito visual, clara e em tempo real, facilitando muitos ajustes e tomada de decisão.

  1. Taxa de ocorrência

Aqui o ponto chave é detalhar quantas visitas cada colaborador agendou e quais foram efetivamente realizadas. Para essa finalidade, a tecnologia disponível hoje é, novamente, uma grande aliada. A ferramenta Auvo, por exemplo, traz tanto o planejamento e organização de visitas, como um recurso inovador de check-in e check-out automático. O próprio sistema identifica quando o colaborador chega ou sai de uma visita. Isso evita, por exemplo, que ele esqueça de fazer o reporte ou registro.

  1. Visitas não realizadas

Confiança é um pilar fundamental em qualquer relação e nos negócios não é diferente. É sabido pelo mercado que uma empresa que não cumpre o combinado com o prospect pode ter uma taxa de perda 50% maior do que as que cumprem. Em outras palavras, o vendedor que não comparece à visita tem 50% menos chance de fechar negócio. Isso também interfere diretamente na construção de uma relação de longo prazo com os clientes, no quanto eles estarão dispostos a compartilhar com os vendedores e na certeza de que a empresa atenderá suas necessidades.

  1. Número de novas oportunidades

Esta métrica indica quantos prospects o vendedor conseguiu identificar como clientes em potencial ou que tenham demonstrado interesse no produto oferecido. Como o ciclo da venda externa geralmente é mais longo e vai da apresentação às soluções e fechamento, estar atento às oportunidades é crucial para a geração de novos negócios.

Gabriel Rodrigues, CEO da Auvo, ferramenta de monitoramento de vendedores externos

  1. Taxas de novos contatos

Do número de novas oportunidades surge esta outra métrica. Saiba quantas empresas ou pessoas cada colaborador está prospectando e faça uma análise com as metas do período. Por exemplo, se a meta do mês para um colaborador é de X vendas e a taxa de fechamento é de 40%, ele precisará fazer um número determinado de contatos para alcançá-la. Uma taxa de contatos baixa também pode indicar problemas com o plano geral ou que o tempo gasto em cada visita é maior do que deveria.

  1. Taxa de perda ou descarte

Quais motivos levam o cliente a não fechar a venda? Preço, qualidade, o não atendimento de uma necessidade? Quando a negativa acontece, as informações levantadas pelos vendedores de campo podem ajudar muito na melhoria da estratégia e, muitas vezes, do próprio negócio.  No caso de sistemas, se uma funcionalidade (ou a falta dela) for mencionada em diversas visitas, por exemplo, talvez seja preciso pensar em uma atualização ou modificação. O surgimento de um concorrente ou uma mudança de mercado também podem pedir um novo tipo de abordagem ou até mesmo a alteração do plano comercial. É uma variável crucial para fidelização.

  1. Net Promoter Score (NPS)

O NPS nada mais é do que uma métrica em que você consegue medir a probabilidade dos clientes recomendarem o seu produto. Essa pesquisa é bem simples. Basta que eles classifiquem de 0 a 10 a probabilidade de recomendação. Ela é dividida em 3 categorias:

  • Clientes Detratores: Aqueles que deram notas entre 0 e 6. Não acham que o seu serviço trouxe melhorias para eles e até criticam o serviço.
  • Clientes Neutros: Com notas entre 7 e 8. São aqueles que estão utilizando o serviço apenas em momentos de necessidade.
  • Clientes Promotores: Aqui as notas vão de 9 a 10. Esses clientes acreditam que a sua empresa proporciona mudanças e melhorias em suas vidas. Fazem elogios e dão sugestões.

Após a análise das informações para entender os resultados, determine como melhorar o desempenho da sua equipe para alcance e superação das metas.

  1. Roteirização

Este pode ser o calcanhar de Aquiles, principalmente para equipes com um grande volume de visitas/atividades externas. O resultado efetivo em produtividade passa pela elaboração de um roteiro inteligente, otimizado, que considera localização e prioridades. É um recurso que está ligado a outras métricas importantes, como número de visitas e taxa de ocorrência. Um roteiro eficaz não só permitirá que o colaborador cumpra todos os compromissos como, também, tenha tempo para uma abordagem dedicada a cada cliente. O que, consequentemente, deve levar a melhores resultados.

Temos casos de sucessos em várias empresas, como Kibon, Danone, Estácio, Unimed e Beach Park.

Que tipo de empresa pode se beneficiar deste tipo de solução?

Todas as empresas que possuem vendas externas podem usar o sistema. O objetivo é aumentar a produtividade do vendedor e, consequentemente, gerar mais negócios. Com a agenda roteirizada, histórico do cliente em um só lugar, acompanhamento de cada visita, geolocalização em tempo real de cada vendedor e relatórios de vendas em um só sistema, você aumenta a taxa de conversão e com isso vende mais. Algumas empresas aumentaram em 50% suas vendas com o sistema.

Da mesma forma, que tipo de situação a Auvo não se propõe a resolver?

O software da Auvo não é um CRM. Ele é, na verdade, um aliado. Se o cliente quer um sistema para controlar atividades internas, pipeline, etc., ele precisa de um CRM e não da Auvo. O nosso é muito indicado para empresas com a equipe toda dedicada externamente.

Quais são os erros mais comuns que você vê as empresas cometendo em relação às suas iniciativas de acompanhamento de vendedores externos?

As empresas possuem muitas dificuldades de otimizarem a rota da equipe, acompanhar as atividades feitas e não feitas, e o que foi feito em cada uma delas. Além disso, os gestores comerciais não têm informações de produtividade, o que faz com que eles ainda acreditem que vendas é talento e não processo.

Dessa lista de erros, qual você considera o mais grave? Por quê?

O erro mais grave é a falta de dados para tomada de decisão. Normalmente, osgestor sabe quem é o melhor vendedor, mas se você for aprofundar, ele tem dificuldade de explicar o porquê aquele vendedor está batendo suas metas, enquanto outros não batem. Por exemplo: muitos gestores não acompanham a relação entre quantidade de visitas feitas por novos clientes ativos, ticket médio por vendedor e clientes visitados. Eles normalmente olham o número de vendas sem levar em conta o processo. Como disse anteriormente, eles acabam caindo na armadilha de achar que o vendedor que mais vende, é porque ele é mais talentoso.

Imagine que uma empresa está preocupada em implantar melhorias em relação a este assunto (acompanhamento de vendedores externos). Por onde começar? De maneira sucinta e objetiva, quais as principais recomendações?

O primeiro ponto é entender quais são as dificuldades da operação, onde “dói” mais no gestor. Depois é analisar se o sistema que a empresa quer implantar resolve aqueles problemas. Entender o nível de maturidade da equipe e do processo é fundamental para que um sistema funcione bem. Indicamos que antes de se implantar qualquer sistema, se estruture o processo de vendas. O sistema serve para automatizar esse processo, mas antes de automatizar é preciso definir o que é importante pra empresa. Se não, acaba ficando muita ponta solta.

Com tanta experiência na área, quais dicas ou informações você vê sendo dadas pela mídia sobre o uso de tecnologia nessas áreas específicas que comentamos acima com as quais claramente não concorda, que acha exageradas ou apenas modismos que passarão?

Atualmente há milhares de ferramentas que podem auxiliar o gestor de vendas de maneiras diferentes. O maior problema é não entender quais são as prioridades e querer implantar tudo isso de uma vez. Para muitos sistemas, é necessário um nível alto de maturidade. Outros, só funcionam para certos nichos. O principal ponto é analisar os problemas do seu funil e procurar ferramentas que ajudem. Implantar qualquer sistema só porque ele está na mídia é a receita para gastar mais dinheiro e ter menos resultados.

Algum último comentário que queira fazer para os leitores da VendaMais?

Algo que mudou o paradigma da Auvo e que temos visto muitos dos nossos clientes tendo sucesso é desmistificar que vendas é talento. As empresas possuem processo para tudo, menos para vendas. Nós queremos ajudar as empresas a terem esse processo na gestão da equipe de campo. E, por consequência, a terem mais resultados.

Para saber mais

Temos o portal www.auvo.com.br, onde podem ser obtidas mais informações e detalhamento dos nossos serviços ao mercado. Por lá, é possível os interessados entrarem em contato com a equipe de especialistas e ter um entendimento melhor de como funciona a plataforma, vantagens, benefícios e diferenciais.

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