Em tempos de isolamento social, diversas empresas e pessoas viram-se em uma situação até então bastante incomum ao negociar aluguéis, prestações de serviços, grandes operações de compra e venda, acordos mercantis ou, simplesmente, um acordo de sigilo de nova parceria. Em qualquer uma dessas situações, não puderam se encontrar para assinar o documento que formaliza a parceria pretendida. E, ainda que a flexibilização comece a tomar forma, se for possível evitar os encontros presenciais, esta é a recomendação.

Nesse cenário, ganhou evidência a assinatura digital de documentos, uma antiga conhecida de algumas pessoas, mas uma grande desconhecida da maioria, que não está acostumada a assinar documentos digitalmente e nem está preparada para acreditar em sua validade. A verdade, no entanto, é que a assinatura digital de documentos é uma modalidade bastante útil e segura, desde que feita da forma adequada.

A Medida Provisória 2200-2, de 2001, regulamenta e possibilita que a assinatura de contratos, procurações e outros documentos seja feita de forma digital, encontrando respaldo para essa determinação na própria Lei Civil brasileira.

Como se vê, uma prática regulamentada há quase duas décadas, mas há que se ter cuidado, pois existe uma grande confusão entre a assinatura digital, válida legalmente e que confere autenticidade ao documento assinado, e aquela chamada assinatura eletrônica. Basicamente, a primeira é realizada com a utilização de um certificado digital e tem a mesma validade e eficácia de uma assinatura reconhecida em cartório. A segunda, muito mais comum, é aquela feita sem certificado digital – apenas com caneta touch, mouse, dedo ou escaneamento de papel, que dá margem a questionamentos quanto a sua autenticidade e validade. Grosso modo, pode-se dizer que toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

E, vale frisar, a simples adição da foto de uma assinatura em um documento em pdf, por exemplo, geralmente, não pode ser enquadrada nem na modalidade de assinatura digital nem eletrônica. Então, não é, para efeitos de legalidade e formalidade de um documento, um método seguro de contratação.

Indo ao que interessa, a grande parte das ferramentas disponíveis no mercado para assinatura de documentos a distância não possui a certificação digital necessária para ser considerada uma assinatura digital, sendo portanto plataformas que possibilitam uma assinatura eletrônica do documento e que, em consequência, possibilitam que tal assinatura seja questionada pelo próprio signatário, por um juiz ou por terceiros.

Não pretendo com este artigo desencorajar empresas e pessoas a utilizarem esse tipo de expediente, bastante necessário em especial no momento em que vivemos, mas é importante que as partes tenham ciência da validade e eficácia do mecanismo escolhido, aceitando o risco inerente a essa forma de assinatura.

A resposta não é simples, mas podemos dizer que um documento assinado digitalmente tem presunção de veracidade inclusive perante órgãos públicos, ao contrário do documento assinado eletronicamente, que pode ser admitido entre particulares até que questionado por alguém, sejam os próprios envolvidos no acordo ou um juiz. Quando houver contestação do documento, caberá àquele que pretende fazer uso do documento comprovar a sua autenticidade e veracidade.

Não há dúvida de que a utilização das assinaturas digitais pode proporcionar inúmeras vantagens aos seus usuários, como a praticidade em promover contratos eletrônicos, a constatação da identidade das partes envolvidas, entre outras, facilitando assim o dia-a-dia daqueles que a utilizam. No entanto, é importante que as partes, em especial as empresas, atentem-se para o fato da necessidade de rigor na formalização desses documentos, o que pode ser feito com o armazenamento de documentos anteriores que deram origem àquela transação. Por mais bem aceita que seja a nova modalidade, ainda há risco de questionamento por parte dos envolvidos. 

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