Ajudar os franqueados a vender mais: Como a AlphaGraphics encarou esse desafio

Franqueadora brasileira da rede de gráficas americana padronizou
processos e apostou em uma plataforma para identificar os gargalos da
estratégia comercial e medir a performance de vendas

Como ajudar os franqueados a conhecer ainda melhor os clientes,
aperfeiçoar o processo comercial e vender mais? A pergunta circulava na AlphaGraphics Brasil, franqueadora da rede americana de
gráficas digitais, há muito tempo. Parecia óbvio que a resposta passaria por
uma solução tecnológica, e por isso, vários sistemas de gestão de
relacionamento com clientes (CRM, na sigla em inglês) foram testados.

Essas plataformas centralizam os dados dos compradores e o histórico de
relacionamento mantido com eles – coisa que, em algumas unidades da
AlphaGraphics, ainda era feita na base da planilha de Excel. “Sempre havia uma
razão para desistir. Ou os sistemas eram complicados, ou os vendedores diziam
não ter tempo para usá-los. Ou os dois”, diz Michel Ilyan, gerente de
marketing. Uma decisão definitiva foi adiada até os últimos meses de 2018 – e
acabou sendo tomada em função de uma campanha de atração de novos clientes.

Maior rede de gráficas digitais do país, a AlphaGraphics tem uma fração
da receita – 15% – vinda de consumidores finais. O maior volume de vendas – 85%
– é feito para outras empresas. Elas precisam recorrentemente de cartões de
visita, apostilas, calendários, banners, adesivos de parede ou qualquer outro
item com impressão personalizada. Para conquistá-las, a AlphaGraphics lançou o
programa AG Prospecta há um ano. O objetivo era gerar negócios para a rede a
partir da prospecção de potenciais
clientes na região de atuação de cada franquia.

O trabalho demandou investimento em pessoal e em sistemas, e passou a gerar cerca de 300 novos contatos por mês, encaminhados às unidades para que prosseguissem com as vendas. O desafio: “Não tínhamos informação sobre o que os franqueados faziam com os contatos. Ligavam? Quantas vezes? Como ofereciam o serviço? Não conseguíamos saber se o investimento que estávamos fazendo na prospecção de clientes estava tendo resultados, e isso gerava insegurança. Deveríamos continuar?”, questionava-se Ilyan.

Franqueadora brasileira da rede de gráficas americana padronizou processos e apostou em uma plataforma para identificar os gargalos da estratégia comercial e medir a performance de vendas

Medindo resultados

A impossibilidade de medir os resultados desse projeto foi a gota d’água
para a franqueadora voltar a estudar a adoção de um CRM padronizado para as
unidades. Ele deveria atender três requisitos:

  • gerar alto impacto;
  • demandar investimento baixo;
  • e ser simples de implementar.

Diversas opções foram avaliadas – entre elas o Agendor, plataforma de
gestão comercial e CRM. “O Agendor foi a mais simples, dinâmica e responsiva
delas”, diz Ilyan. Instalada já em 12 das 16 lojas, a plataforma é usada por
cerca de 50 pessoas. Três unidades, em abertura, começarão a operar já
utilizando o sistema ainda no primeiro semestre.

Nestes primeiros cinco meses de uso, os vendedores têm migrado os dados
dos clientes para o Agendor. Também passaram a registrar o passo a passo das
negociações – desde o momento em que identificam um novo contato até o
fechamento da venda. A plataforma é flexível, e as etapas de venda foram
personalizadas segundo a jornada mais usual de compra dos clientes da
AlphaGraphics, com seis fases:

1. contato;
2. orçamento;
3. follow-up;
4. aprovação;
5. follow-up da entrega;
6. fidelização.

Dotado de
um fluxo inteligente de atividades, o Agendor reconhece novas ações registradas
pelos vendedores em todas essas etapas e sugere os próximos passos, estimulando
o avanço da venda.

Como muitos vendedores não estavam habituados a registrar regularmente
todas as etapas de uma venda, uma imersão na plataforma foi necessária.
Inicialmente, um funcionário interno da AlphaGraphics se responsabilizou pelo
treinamento dos vendedores de cada unidade. Para aprofundar o uso do sistema,
no entanto, a melhor opção foi designar a tarefa à equipe do próprio Agendor.
“É importante que os multiplicadores conheçam profundamente o sistema e estejam
seguros quanto ao seu funcionamento”, diz Gustavo Paulillo, CEO do Agendor.
Ilyan concorda: “Minha sugestão é não esperar para falar com quem entende. O
time do Agendor foi além da nossa expectativa e está sempre pronto para
ajudar”.

Resultados

Além das franquias, a plataforma também passou a ser usada internamente
na AlphaGraphics. A equipe de expansão adotou o Agendor para organizar a busca
por investidores interessados em ter uma franquia da rede. “Temos a ambiciosa
meta de abrir uma nova unidade por mês em 2019. Contamos com o Agendor para
atingi-la”, diz Marcelo Barcellos, gerente de expansão. O ganho de agilidade
foi imediato. Já nos primeiros meses de uso, Barcellos conseguiu dobrar a
quantidade de potenciais clientes com os quais manteve contato – seja fazendo
uma reunião, levando em um tour pelas
franquias existentes ou apresentando as condições de adesão à rede.

Entre os franqueados, alguns resultados já apareceram também.
Acompanhando a evolução dos negócios, a franqueadora passou a identificar em
que momento as vendas “travavam” – e assim, pôde aconselhar cada unidade de
maneira efetiva sobre como proceder. Além disso, hoje é capaz de medir com
precisão o resultado das suas campanhas de vendas. Sabe-se, por exemplo, que
cerca de 25% dos contatos gerados pelo programa AG Prospecta compram da
empresa, uma taxa considerada satisfatória.

Daqui para frente, a expectativa é de que o monitoramento sistemático
gere novos negócios. Muitos clientes precisam de impressões periodicamente –
fazem um evento anual sempre na mesma época, ou distribuem brindes na mesma
data comemorativa. No Agendor, é possível programar lembretes para que, no
futuro, o vendedor seja proativo no contato com o cliente. “Em poucas palavras,
hoje temos dados e números para aferir a efetividade da força de vendas.
Estamos colocando a área comercial em outro patamar de vendas e
relacionamento”, finaliza Ilyan.

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