O departamento de compras é um dos mais importantes em qualquer negócio, seja ele grande ou pequeno. Esse setor é responsável por mediar o relacionamento da empresa com fornecedores: desde a escolha do parceiro ideal com melhor preço e qualidade, até o controle dos indicadores de desempenho. Sem uma gestão eficaz, o departamento de compras fica desorganizado e pode ser responsabilizado por grandes perdas – e até a falência da empresa.
Para medir o desempenho do departamento, os indicadores de desempenho de compras não podem ser esquecidos. Por isso, vamos analisar os 10 KPIs mais importantes para acompanhar o atacado distribuidor neste processo:
1. Entrega
O KPI de entrega mede quão bom o departamento de compras é quando se trata de encontrar o que a organização precisa. Para isso, é feita uma relação entre o número de entregas no prazo e número total de entregas por fornecedor. No momento de calcular esse KPI de compras, é importante levar em consideração situações que podem causar distorções na avaliação – como um caso em que o fornecedor atrasou a entrega porque a sua empresa atrasou o pagamento ou, então, quando foi solicitada uma alteração no pedido de compra.
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2. Tempo de ciclo
O tempo de ciclo mede o tempo médio gasto entre o momento em que a requisição de outro departamento é enviada e a entrega do pedido. Em outras palavras, é a velocidade em que o departamento de compras leva para atender às necessidades da organização. Esse KPI de compras é medido com base na comparação entre o momento em que o pedido foi recebido pelo departamento e o de envio da requisição. Geralmente, o lead time do fornecedor é excluído dessa avaliação.
3. Lead time do fornecedor
O lead time mede o tempo médio gasto desde o momento em que o pedido foi realizado até a entrega. Trata-se de uma métrica que permite uma avaliação da eficiência de cada fornecedor – identificando quais podem causar complicações para a organização.
4. Lead time
Além de avaliar o tempo que um fornecedor leva para entregar um pedido, também é importante monitorar o tempo que o departamento de compras demora para fazer uma requisição. Para isso, é necessário adicionar todo o processo que antecede o pedido ao fornecedor: o tempo de procura, seleção de fornecedores e a análise de cotações. Assim, torna-se possível analisar o tempo total desde o início do processo até o recebimento do pedido.
5. Qualidade
Entre os indicadores de performance em compras, é importante acompanhar os padrões de qualidade. Isso significa saber exatamente se os produtos comprados atendem às necessidades da empresa. Se assim for, ótimo. Caso contrário, uma mudança de fornecedor pode ser necessária. Para fazer esse monitoramento, é preciso analisar a quantidade de itens rejeitados em uma relação com a quantidade total solicitada. Se a porcentagem for muito alta, uma análise deve ser realizada para determinar porque os itens estão sendo rejeitados – se devido a problemas com o fornecedor, com as ordens de compra ou qualquer outro motivo.
6. Risco de estoque
A obsolescência de mercadorias é um problema real para empresas que fazem grandes compras. Com o passar do tempo, todo o estoque pode se tornar obsoleto e o dinheiro gasto para comprá-lo e mantê-lo diminui. O risco de estoque faz uma relação entre a quantidade de dinheiro perdida devido à obsolescência e o valor total do inventário. Com base nesses dados, torna-se possível rever as estratégias adotadas para as compras da empresa.
7. Aprendizado dos funcionários
Essa métrica deve ser usada por todas as empresas, grandes e pequenas. Aqui, o gerente de compras deve verificar se o pessoal está se esforçando para oferecer mais qualidade e eficiência no trabalho. Acompanhe o número de funcionários de compras com certificações que melhoram seu desempenho no trabalho. As certificações podem ser diplomas universitários, participação em palestras, especializações, MBAs, etc. Quanto mais eles buscam conhecimento e aperfeiçoamento, melhor para a empresa. Essa é uma ótima maneira de descobrir se a equipe se sente motivada, e também para recompensar os funcionários que demonstram os maiores esforços de melhoria. Por fim, é uma maneira fácil de perceber a necessidade de fornecer treinamento para a equipe.
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8. Produtividade
A produtividade da equipe também não pode ficar de fora dos indicadores de performance em compras. Para avaliar essa questão, existem várias estratégias. Você pode analisar o número de requisições e transações realizadas dentro de um determinado período de tempo, monitorar o tempo dedicado a determinados processos ou o número de tarefas executadas dentro de um espaço de tempo.
9. Evolução do preço
A evolução do preço, como o termo deixa bem claro, monitora a alteração nos valores praticados pelos fornecedores. O objetivo é medir as oscilações de preços durante o processo de compras.
10. Custos
Por fim, temos os indicadores de performance de compras de custos – que têm como objetivo avaliar os impactos financeiros causados pelas operações do setor de compras. Com base nesses dados, a sua empresa pode identificar períodos de sazonalidade – optando por realizar compras maiores em épocas em que os preços estão mais baixos. Além disso, esses dados também podem ser usados para aumentar a previsibilidade do controle financeiro.
Os indicadores de performance para compras são uma ótima fonte de informação para guiar as decisões do departamento. Para isso, não existe uma “fórmula correta”, visto que depende do tipo de estoque que o atacadista distribuidor usa. O que realmente importa é monitorar as informações que são úteis para o seu negócio. Afinal, elas impactam diretamente no seu preço de venda e na rentabilidade do negócio.
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Hebert Balbo é especialista em vendas no segmento atacadista distribuidor. Há 17 anos atua na área e, atualmente, é gestor de vendas na MáximaTech, companhia desenvolvedora de soluções móveis para força de vendas, e-commerce, trade e logística para o atacado distribuidor.
