App visa agilidade na hora de realizar reembolsos de viagens e despesas corporativas. Objetivo? Economia de tempo e dinheiro na hora de realizar o controle financeiro

Ele ainda é temido pela maioria dos gestores de empresa. De acordo com pesquisa da CarrerBuilder, 55% dos profissionais em cargos de liderança acreditam que o celular é o maior culpado pela falta de produtividade nas empresas. Mas o mesmo aparelho que pode ser o pesadelo de algumas corporações, pode trazer também economia de tempo e dinheiro para empresas. Ao menos, para aquelas que optam por utilizá-lo como ferramenta de otimização de processos. Este é o objetivo do VExpenses, app brasileiro que facilita a gestão dos reembolsos de viagens e despesas corporativas.

Com mais de 6 mil usuários, o VExpenses visa resolver o problema da prestação de contas entre as empresas e colaboradores. Os benefícios são claros: economizar tempo e diminuir a burocracia. A tecnologia ajuda também a evitar fraudes, colocar limite de gastos e buscar economia nos processos com a análise dos relatórios. E traz também uma forma de acompanhar os percursos realizados por cada funcionário ao longo dos dias. O APP tem disponibilidade para Android e IOS e pode ser baixado gratuitamente.

Economia de tempo para prestação de contas

De acordo com levantamento recente da empresa, o uso do aplicativo reduz em até 88% o tempo gasto com processos de prestação de contas. Menos tempo dispendido, que se traduz em maior produtividade para os funcionários em suas áreas de atuação.

A plataforma de recrutamento e seleção de pessoas 99jobs utiliza o aplicativo. Rafael de Pádua, Financeiro da empresa, conta como está sendo a experiência. “Usar um sistema inteligente de gestão ajuda a diminuir as despesas como um todo ao identificar gargalos e desperdícios”.

Quer entender como funciona o app VExpenses e se esta pode ser uma solução interessante para a sua empresa? Então confira a seguir a entrevista com Thiago Campaz, diretor da VExpenses, e com Bruno Pain, co-fundador da VExpenses.

O que é exatamente a VExpenses? Como funciona?

Thiago Campaz: O VExpenses é uma plataforma que surgiu para resolver um problema comum na maioria das empresas: a burocracia no processo de gestão de despesas dos funcionários. Muitas empresas possuem funcionários que ficam fora do escritório. Estes acabam tendo despesas relacionadas ao trabalho, como alimentações, estacionamentos e quilometragens. Cada uma dessas despesas precisa ser paga pela própria empresa. Desse modo, os funcionários são obrigados a prestar contas dos gastos para que as empresas possam efetivamente pagá-las.

Porém, um processo que deveria ser simples e rápido, normalmente é muito chato e demorado. As empresas exigem que os funcionários guardem os recibos das despesas e os apresentem fisicamente. Pede também que preencham formulários intermináveis com cada detalhe e peguem as assinaturas dos chefes autorizando o pagamento.

Adicionalmente, a área administrativa ainda tem o trabalho de digitar cada uma dessas prestações de contas dos funcionários no sistema financeiro da empresa. No fim, um processo que não gera valor nenhum para empresa, acaba utilizando recursos e tempo de uma quantidade enorme de pessoas!

Com o VExpenses, esse processo descrito é otimizado do início ao fim. O funcionário apenas deve tirar foto dos recibos com seu celular, fazer as justificativas necessárias e enviar para aprovação. Os aprovadores recebem as despesas pelo celular. Quando aprovadas, as despesas já são lançadas automaticamente no sistema financeiro da empresa. No fim das contas, as empresas conseguem diminuir em até 88% o tempo dispendido no processo inteiro.

Como o seu serviço é diferente de outros aplicativos similares no mercado?

Bruno Pain: O VExpenses é uma plataforma de prestação de contas de despesas de viagens corporativas. Ou seja, oferecemos a facilidade de as empresas controlarem a prestação de contas com maior eficiência, sem burocracia e com economia de tempo. Através de aplicativos no celular, o funcionário lança as despesas no momento do gasto, envia para aprovação do gestor (também pelo celular) e depois de aprovado, integramos com o ERP do cliente para lançar já no contas a pagar, evitando o lançamento manual.

Os diferenciais do VExpenses são:

• A facilidade de manusear nosso aplicativo de forma bem intuitiva e simples.
• Nosso Intelliscan, ferramenta de reconhecimento de imagem que desenvolvemos aqui. Ela lê a nota que o usuário lançou e já preenche de forma automática a despesa no aplicativo.
• Integração com diversos ERPs no mercado (entregando mais eficiência no processo).
• GPS para o reembolso de KM automático. Ou seja, toda vez que o funcionário precisar fazer um reembolso de KM, ele liga o GPS do VExpenses e entregamos para a empresa a quilometragem percorrida, o trajeto que o colaborador fez e o quanto ele vai receber baseado no R$/KM que a empresa paga.
• Ferramentas antifraude, como o nosso controle de política de limite de despesas a serem gastas.

Como a VExpenses pode ajudar uma empresa a vender mais e melhor? Ou a controlar melhor seus custos de vendas?

Thiago Campaz: Ao liberar tempo dos colaboradores, o VExpenses permite que o esforço dispendido em uma rotina operacional passe a ser voltado para tarefas que geram valor às empresas. Como, por exemplo, realizar mais vendas, dar mais atenção a clientes e fazer análises do negócio. Com mais tempo dedicado, não só os resultados das vendas aumentam, mas também a qualidade e eficiência dos processos.

Além de aumentar a geração de valor, há ainda diversos custos que são poupados com a adoção da ferramenta. O VExpenses fornece uma plataforma completa para que gestores definam e controlem as despesas dos colaboradores e encontrem possibilidades de redução de custos.

Você poderia nos dar um exemplo prático?

Thiago Campaz: Utilizando o VExpenses é possível saber se o vendedor percorreu realmente o trajeto necessário para chegar a um cliente ou se rodou mais quilômetros do que o esperado. Isso porque o aplicativo traça um mapa com a rota de cada um dos funcionários para que os gestores possam analisar a distância e o caminho percorrido.

Outro exemplo é o acompanhamento das políticas da empresa. A empresa pode cadastrar a sua política na plataforma, para que o sistema consiga fazer com precisão todos os controles. Por exemplo, se a empresa definir que reembolsará seu funcionário em até R$ 30,00 por almoço. O próprio VExpenses controla se o funcionário excedeu o limite. E permite ainda que a empresa escolha se o valor será pago em caráter de exceção ou se o próprio aplicativo deve barrar entradas maiores que R$30,00.

Toda essa visão gerencial é dada às pessoas chave da empresa para que possam encontrar formas de economizar, analisar gastos por região do país, por centro de custo, por projeto, entre outras possibilidades.

Esse controle ainda por cima evita fraudes nas despesas de funcionários, que é um tema delicado, porém que ocorre com bastante frequência neste processo.

Que tipo de empresa pode se beneficiar deste tipo de serviço?

Thiago Campaz: Qualquer empresa que possui sócios/funcionários que pagam despesas corporativas pode se beneficiar do VExpenses.

Isso pode ocorrer até em uma pequena empresa em que um sócio sai para prospectar clientes e almoça em um restaurante e precisa prestar contas a um outro sócio dos gastos que teve.

Ao mesmo tempo, grandes corporações também se beneficiam do uso do VExpenses. Ele possibilita que gestores controlem as despesas de seus funcionários em tempo real e tenham tranquilidade ao saber que as políticas estão sendo devidamente cumpridas.

De uma forma geral, quanto mais pessoas viajando a trabalho a empresa possui, maior é o valor que o VExpenses consegue entregar.

Na VendaMais, por exemplo, temos muita gente da área comercial que viaja com freqüência a trabalho, para prospecção e atendimento a clientes. Seriam possíveis usuários?

Bruno Pain: Todas as empresas que possuírem pessoas que viajam ou fazem trabalhos fora do escritório podem se beneficiar da nossa solução. Independentemente da quantidade de funcionários, ERP que usa, faturamento ou segmento de atuação. No VExpenses possuímos clientes que são multinacionais com milhares de funcionários, até pequenas empresas que possuem cinco funcionários. A VendaMais, inclusive, poderia ser nosso cliente, já vou mandar uma proposta.

Da mesma forma, que tipo de situação a VExpenses NÃO se propõe a resolver?

Thiago Campaz: O VExpenses não se propõe a criar exatamente a política de despesas para seus clientes. Nós entendemos que cada empresa tem a sua realidade. Ao mesmo tempo, nós entendemos que ter uma política de despesas é essencial para cada companhia. Por isso, fornecemos uma ferramenta que possui toda a estrutura que uma política deve ter, permitindo que nossos clientes apenas cadastrem suas regras individuais. Essa estrutura já traz um conjunto de melhores práticas de mercado que já foram validadas pelos clientes da ferramenta.

Bruno Pain: Algumas pessoas baixam nossos aplicativos para controle de despesas pessoais do dia a dia. Este não é o objetivo do VExpenses. Para este propósito, aplicativos como o Guia Bolso são mais indicados.

Quais são os erros mais comuns que você vê as empresas cometendo em relação a este assunto específico ou nesta área em que a VExpenses se propõe a ajudar?

Thiago Campaz: Ao longo do tempo, nós percebemos que muitas empresas acham que o processo de gestão de despesas de funcionários não merece tanta atenção. Muitas vezes, elas julgam que o valor nominal desses gastos não é tão relevante quanto outros custos que precisam reduzir antes. No entanto, é importante destacar que a maior perda que se tem quando o processo não é bom não é a perda no valor dos gastos que poderiam ser economizados. Mas sim no tempo dos funcionários, que poderiam estar fazendo atividades que gerassem valor para a companhia.

Outro erro comum é achar que os funcionários não se incomodam de fazer o processo de prestação de contas da maneira tradicional. Muitas vezes, os profissionais acabam perdendo períodos de lazer para fazer o temido RDV (Relatório de Despesas de Viagens). Este fator, associado à perda de recibos, políticas mal definidas e discussões sobre itens que não serão pagos, gera um desgaste entre as partes. Isso pode prejudicar desempenho e até acarretar em desligamento do funcionário.

Quais são os erros mais comuns que você vê as empresas cometendo em relação à questão do reembolso de despesas de viagens por parte das empresas?

Bruno Pain:

• Não ter uma política clara e conhecida por todos os colaboradores.
• Não ter transparência no processo de prestação de contas.
• Ter valores muito defasados na política de reembolso (seja de alimentação, km, hospedagem, etc.).
• Realizar pagamento de despesas sem os comprovantes.
• As despesas não passarem por processo de aprovação (por mais simples que seja esse processo de aprovação).

Dessa lista de erros, qual você considera o mais grave? Por quê?

Bruno Pain: Listar apenas um é muito difícil, mas não ter uma política bem definida e não ter transparência no processo acho que são os piores. Não ter política é muito grave pois, é como um jogo sem regras. Os colaboradores não vão saber o quanto podem gastar, quando têm que prestar contas, como prestar contas ou quando vão receber.

Não ter transparência é grave, pois abre dúvidas sobre o processo. A falta de transparência gera questionamento sobre o que está sendo feito e pode colocar em cheque a confiança do colaborador na companhia. 

Imagine que uma empresa está preocupada em implantar melhorias em relação a este assunto. Por onde deve começar? De maneira sucinta e objetiva, quais as principais recomendações?

Thiago Campaz: O primeiro passo é procurar uma ferramenta que proporcione uma maior mobilidade no processo de prestação de contas. Ao entender o funcionamento da ferramenta, consequentemente a empresa estará se informando como as empresas mais inovadoras no assunto vem tratando a questão, dado que a ferramenta deverá já ser um conjunto de melhores práticas a serem seguidas. Depois do estudo, a empresa deve criar ou ajustar sua política de despesas e cadastrá-la na ferramenta.

Para a adoção da ferramenta, a empresa deve informar os funcionários da mudança. Deve também realizar treinamentos para que a alteração de processos seja realizada da melhor forma possível. A adaptação costuma ser muito rápida e os funcionários costumam gostar muito da utilização por terem suas rotinas muito facilitadas.

Bruno Pain: Um bom começo é definir a política de prestação de contas. E o VExpenses pode ajudar a construí-la. Temos vários materiais no nosso blog que ajudam a criar a política e dão dicas do que não pode faltar. Depois vem definição das alçadas de aprovação e, na sequência, a contratação de uma ferramenta como o VExpenses para ajudar no controle do processo, na conferência automática, na transparência do processo e a não desperdiçar dinheiro.

Inclusive, a configuração da conta do VExpenses é um bom momento de reflexão/construção do processo e da política de despesas. Pois, passo a passo, o gestor vai refletindo sobre o que já tem. Se é eficiente, se é muito burocrático e se é necessário. 

Qual seu diferencial em relação a outros possíveis concorrentes? Por que vocês são diferentes?

Thiago Campaz: O fato do app poder ser utilizado no celular traz uma séria de vantagens ao VExpenses em relação ao processo tradicional de prestação de contas. Isso porque tanto os funcionários que prestam contas, quanto os que aprovam as despesas, ganham o benefício de fazer o processo onde quer que estejam. Além disso, a ferramenta funciona também off-line, não necessitando de internet para funcionar.

O fato de traçar a rota realizada pelos funcionários confere um diferencial muito grande. Com isso, ao invés de o funcionário dizer quantos quilômetros rodou, a empresa consegue saber o valor exato. E, inclusive, a rota que foi percorrida na situação.

O VExpenses se adapta a qualquer tipo de políticas de despesa, fazendo com que a empresa consiga automatizar aquilo que hoje é tratado de forma subjetiva e manual.

O suporte também é um diferencial. Dado que tanto a empresa quanto o funcionário possuem canais completamente abertos de contato com nossa empresa para quaisquer tipos de dúvidas.

Por fim, nosso modelo de cobrança é bastante diferenciado. Nós cobramos da empresa apenas pelo uso da ferramenta. Não há qualquer custo de compra de licença. Todo mês a ferramenta faz uma verificação de quantos funcionários fizeram lançamentos de despesa no mês e a empresa só é cobrada por esse uso. Achamos essa uma maneira justa de trabalhar com o cliente.

Com tanta experiência na área, quais dicas ou informações você vê sendo dadas pela mídia sobre esse assunto com as quais claramente não concorda?

Thiago Campaz: Muitas vezes, vemos a mídia apontando problemas de fraudes em empresas. Porém, não vemos uma instrução de como proceder ou evitar essas situações. Talvez pudessem ser dadas mais instruções de ferramentas e práticas que o mercado usa para prevenir esse tipo de ocorrência.

Onde uma pessoa que quiser saber mais sobre o Vexpenses pode encontrar informações e tirar dúvidas?

Bruno Pain: Pode nos encontrar no www.vexpenses.com. Lá tem todas as informações sobre nossa solução. Também é possível entrar em contato com nossos especialistas na própria plataforma ou ligar nos contatos que temos no site.

No nosso site, temos o blog que possui vários conteúdos ligados ao tema. São várias dicas de como fazer uma boa política de despesas, calcular o valor do KM a ser reembolsado, controlar com maior eficiência, entre outros temas.

Algum último comentário que queira fazer para os leitores da VendaMais?

Thiago Campaz: Esperamos ter conseguido falar mais sobre um problema que é comum à maioria das empresas e mostrado que a tecnologia está abrindo novas opções para melhorias de processos em geral. O VExpenses está inserido neste contexto. Vemos a adaptação da mentalidade para busca e adoção de tecnologias que ajudem as companhias como algo muito importante.

Bruno Pain: Aposte cada vez mais na tecnologia como sua aliada. Ela vai te ajudar a ter melhores resultados, ser mais eficiente, perder menos tempo e menos dinheiro. Soluções como o VExpenses estão disponíveis para ajudar a ter melhores resultados e ser eficiente. Conte conosco.

Para saber mais:

• Acesse o site: www.vexpenses.com
• Ligue para: (16) 3913-9101
• Confira o blog da VExpenses: http://blog.vexpenses.com/

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