Reuniões produtivas na prática

29 março, 2017 10:03 am Publicado por | Deixe um comentário

Dando continuidade ao estudo de avaliação da importância e frequência das reuniões, hoje quero falar sobre os tipos mais comuns de reuniões e propor algumas sugestões relativas à sua organização e formato. O objetivo é apresentar alternativas para que a sua empresa obtenha o máximo de retorno dessa modalidade de trabalho e gerenciamento, quando se fizer necessária.

–> Leia a primeira parte deste artigo: Reunião é um processo gerencial?

Modalidades mais comuns de reuniões

reuniões produtivas

A seguir, vamos falar sobre alguns tipos mais comuns de reuniões. Não significa que sejam rigidamente esses modelos, mas de uma forma geral, eles englobam as possibilidades e variáveis a serem customizadas para cada empresa, situação e objetivo.

Em sua empresa as reuniões servem muito mais como procedimentos de gerenciamento e cobrança ou de comunicação interna? Qual deles é o mais significativo?

Estas categorias gerais englobam diferentes aspectos. Dentre eles, os seguintes: a necessidade de reuniões, também, para elogios; o fato de as reuniões, na maioria das vezes, ocorrerem com os níveis hierárquicos mais baixos apenas quando surgem problemas que, muitas vezes, mesmo com a sua realização, não são satisfatoriamente resolvidos; a falta de incentivo para que as reuniões ocorram periodicamente; os problemas de agendamento, pela existência do senso comum de que a sua ocorrência depende, unicamente, da iniciativa das chefias para serem agendadas.

Vamos lá!

  • Solucionadora: para resolver problemas ocorridos em algum setor, em algum cliente, em algum produto/serviço. Busca a opinião de técnicos e colaboradores com experiência no problema. A maioria das pessoas possui em seu interior a vontade de resolver tudo por conta própria, porém quando trabalham em grupo conseguem enxergar diferentes formas de soluções. Pessoas que trabalham em grupo podem conquistar a integração de ideias, para tomarem decisões mais completas e decisivas.
  • Motivacional: para dar feedback, apresentar metas, comparar resultados, premiar os destaques, cumprimentar os que apresentaram bom desempenho. Sempre para elogiar e jamais para repreender. A correção de desvios deve ser feita em particular. O contato entre as pessoas pode ser a forma ideal para analisar as tarefas atuais, objetivos e avanços, em especial nas empresas que não possuem planejamento e se possuem não o implementam ou difundem. Quando houver um plano detalhado e de conhecimento de todos, as reuniões do tipo “o que fazer nesse mês” não se tornam necessárias, pois todos têm as suas responsabilidades e tarefas bem definidas.
  • Informativa: para expor aos colaboradores novidades de mercado, apresentar desempenhos, inovações processuais e mudanças estratégicas, novos produtos/serviços, promoções, parcerias operacionais com fornecedores ou clientes e outras novidades. Podem englobar toda a empresa ou um departamento. O uso dos atuais recursos de comunicação disponíveis substitui a maioria dos encontros presenciais, além de deixá-los gravados com som e imagem.
  • Integrativa: reúne gestores e colaboradores para fazer com que os objetivos e próximos passos sejam definidos e entendidos por todos, isso pensando sempre na boa comunicação, visando a produtividade. Quando há um bom planejamento e orçamento, difundidos em todos os níveis, tais encontros perdem a sua necessidade de frequência.
  • Orientativa: para esclarecer não conformidades relativas às normas de conduta da empresa, face à existência ou não de Manual de Condutas; desde que tenha sido algo relevante e que requeira a atenção de todos os colaboradores ou exclusivos de um departamento.
  • Confraternização: para comemorar datas festivas em geral, dentro de um calendário de eventos previamente elaborado pelo endomarketing. Mesmo se a reunião tiver caráter mais informal, o administrador responsável deverá se pronunciar sobre as razões da festa e sempre aproveitar para motivar e agradecer à equipe.

Organização das reuniões

reunião - processo gerencial

Apesar de ser um procedimento de amplo domínio pelas empresas, é sempre útil rever a forma de planejar, organizar, conduzir e avaliar uma reunião. A cultura do negócio e as características do time têm de ser levadas em conta na hora de decidir como a reunião será feita. Se torna ainda mais adequado se for levado em conta o tipo da reunião antes de se iniciar a sua preparação. Tudo isso você já sabe, mas nem sempre pratica, não é?

  1. Foco – Antes de realizar a reunião é preciso saber quem é o público participante, o que será debatido e decidido e quais os resultados desejados. Para isso, o gestor deve elaborar uma agenda com os tópicos que serão tratados e prever a duração de cada um. Importante ter clareza e objetividade sobre os temas – levar todas as informações necessárias a uma boa explanação. Ser rígido para evitar desvios nos tópicos em análise – não fugir do assunto.
  1. Local – O local deve ser convenientemente equipado, de tamanho apropriado, confortável e com a temperatura ideal para o momento.
  1. Resultados – Ter claro quais são os resultados esperados da reunião. Definir muito bem qual é o objetivo da reunião para direcionar melhor a participação de todos e obter os frutos necessários. Eficiência na organização e eficácia dos resultados.
  1. Horário – Uma das maiores dificuldades na preparação de uma reunião é encontrar um horário adequado, que seja compatível com as possibilidades de todos os participantes. Para isso, deve-se entrar em contato com todas as pessoas que integram a equipe para estabelecer um horário comum, o que parece ser, frequentemente, negligenciado por ser algo complicado de fazer. As que se realizam fora do horário de trabalho de todos ou de alguns possíveis participantes, geram queixas, principalmente por não ser paga hora extra, ocorrerem em hora de descanso ou almoço ou em horário em que alguns colaboradores atuam em outro emprego.
  1. Comunicação e comprometimento – Consensar dia e horário com os participantes é tarefa difícil, mas deve haver uma garantia da presença de todos os que são vitais para os objetivos do encontro. Comunicar aos colaboradores no mínimo uma semana de antecedência a data, horário, lugar e de forma clara os objetivos da reunião; relacionar os assuntos a serem abordados e a duração. O convite/convocação deve conter uma lista com o nome e o setor de todos que irão participar. Documentos de apoio à reunião devem ser previamente enviados para todos os participantes. Todos os participantes precisam entender qual deve ser sua contribuição para a reunião.
  1. Periodicidade – Os intervalos entre os encontros dependerão do tipo da reunião, conforme anteriormente relacionados. Reuniões muito frequentes podem perder o clima de importância e serem banalizadas. As pessoas irão participar por obrigação e ficarão desatentas.
  1. Condução
  • Tem sido prática na abertura a leitura de um breve texto ou exibição de vídeo (muito curto) para incentivar a reflexão e sensibilizar a todos para ouvir e opinar a respeito dos assuntos a serem discutidos.
  • Ler a ata do encontro anterior e apresentar o que foi realizado quanto às decisões tomadas.
  • Iniciar sempre na hora marcada e terminar no tempo determinado. Importante respeitar o tempo marcado.
  • As reuniões produtivas não devem ultrapassar os 60 minutos, para não se tornarem cansativas, manterem a objetividade e respeitarem a agenda profissional dos participantes.
  • O líder da reunião precisa ser firme para manter-se dentro do horário e da agenda proposta, sem permitir que um novo tópico atrapalhe.
  • Ser flexível para lidar com diferentes tons e estilos dos participantes.
  • Ser firme, para lidar com problemas e desavenças.
  • Ter mente aberta e receptiva para ouvir a opinião com a qual não concorda.
  • Ser equânime, dando a todos o direito de falar.
  • Ter poder de síntese das ideias expostas.
  • Deve ser incentivada a participação de todos, para expressarem opiniões sobre os assuntos abordados, desde que o grupo não ultrapasse a 20/25 pessoas.
  • Quando for levantada uma ideia/sugestão, incentivar os demais a debate-la ao invés de deixa-la exclusiva de quem a apresentou. E só passar para a próxima quando essa tiver sido esgotada.
  • Para o melhor proveito usar linguagem de fácil entendimento e considerar que haverá pessoas não habituadas com termos, expressões e siglas de outro departamento, bem como poderão participar profissionais com diferentes graus de escolaridade.
  • Anotar sugestões sobre futuros temas, duração, reclamações, etc. para que sejam respondidas o mais breve possível.
  • Elaborar uma ata sobre tudo o que foi debatido, decidido e os responsáveis, com os prazos para o próximo passo. Servirá para o follow up e para subsidiar a próxima reunião.
  1. Pós reunião
  • Avaliar se as pessoas sentiram-se satisfeitas, realizadas, frustradas, irritadas, cansadas ou deprimidas durante a reunião, para assim corrigir os desvios.
  • Com base na ata serão determinadas as decisões tomadas. Deve existir uma relação entre a ação decidida por todos os participantes e a concretização dos resultados esperados; prática e não teoria.
  • Cada um receberá a tarefa que lhe compete e o prazo, para que se sintam participantes e responsáveis, tal como deve ser em uma administração compartilhada.
  • Pode ser criado um grupo de intranet, jornal interno ou avisos em quadros (conforme os níveis hierárquicos envolvidos) para que todos se mantenham informados sobre o andamento das ações e já conheçam as próximas etapas.
  • Assim, todos perceberão o comprometimento do gestor com a prática de uma agenda positiva e com o bom funcionamento da empresa, bem como com a importância do comprometimento dos colaboradores.

CONCLUSÃO

Espero ter contribuído para que as organizações repensem as suas condutas de reuniões, com o objetivo de propiciar um momento para que os encontros sejam percebidos como uma oportunidade de grande importância dentro do processo de trabalho, acabem com a banalidade e com a percepção de uma obrigação estafante e evitada com mil desculpas para não participar e que consigam imprimir em todos o compromisso de trazer grandes contribuições para a empresa e cada colaborador em particular.

reunião é um processo gerencial?

 

Júlio Vieira – 26 anos de know how em vendas, marketing, programas de relacionamento com clientes e formação de contact centers. Executivo de marketing e vendas em grandes empresas brasileiras e multinacionais. Diversas experiências profissionais no exterior. Graduado em administração de empresas pela Fundação Getúlio Vargas de São Paulo. Mestre em novos negócios pela FURB. Professor universitário de graduação e pós-graduação.

 


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Este artigo foi escrito porRedação VendaMais


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