Modelo carta comercial e apresentaĆ§Ć£o de empresa

Quando todos pensavam que a comunicaĆ§Ć£o escrita estava desaparecendo nas empresas, veio o e-mail e tudo mudou. A comunicaĆ§Ć£o ali, no papel (ou que seja, na tela).

Seja por e-mail ou carta, a sua mensagem deve ter um propĆ³sito certo, fazer algo pelo seu cliente. EntĆ£o, nada de mandar aquelas piadinhas que rolam na Internet. A comunicaĆ§Ć£o para um cliente serve para:

  • Confirmar e esclarecer.
    Muitas vezes, o pedido de um cliente Ć© cheio de particularidades. Para saber exatamente o que ficou combinado na hora da venda, anote e envie para ele. Isso vai evitar uma sĆ©rie de mal-entendidos, e fazer com que os negĆ³cios fluam mais rapidamente. O contrato nĆ£o Ć© suficiente, quantas vezes vocĆŖ jĆ” fechou detalhes de acordo que nĆ£o vĆ£o no contrato? Segurar o cheque tantos dias, entregar duas caixas do produto em outra filial sem cobrar frete, etc. Nesses casos, envie um e-mail ou carta comum confirmando os termos no dia seguinte. NĆ£o custa nada, e mostra que vocĆŖ estĆ” se importando com aquele negĆ³cio.
  • Criar documentaĆ§Ć£o.
    Uma mensagem pode provar que determinada aĆ§Ć£o foi tomada apĆ³s uma conversa. Pode servir como um acompanhamento de uma negociaĆ§Ć£o que se arrasta por meses. Um bilhete pode nĆ£o ter o peso legal de um contrato, mas serve para que todos saibam exatamente que passo foi dado e quando.
  • Ajudar nos relacionamentos.
    Uma escrita torna as interaƧƵes entre vendedor e cliente tangĆ­veis e memorĆ”veis. Uma nota de obrigado. Um recorte de jornal ou revista que possa ajudar a empresa dele. Um cartĆ£o de aniversĆ”rio. Telefonemas sĆ£o facilmente esquecidos, ou nem atendidos. Quem nunca passou um dia telefonando para uma pessoa, sem sucesso? Uma mensagem escrita tem mais peso e consistĆŖncia.

A seguir, algumas dicas para escrever bem:

  1. DĆŖ uma identidade corporativa Ć  comunicaĆ§Ć£o.
    No caso de uma carta normal, ela deve ser escrita em papel timbrado. O mesmo vale para seu e-mail, mesmo que seu endereƧo seja [email protected]. Termine a comunicaĆ§Ć£o com seu nome, cargo e o nome da sua empresa, ou um link para seu site. Assim, o cliente saberĆ” no primeiro momento sobre o que se trata aquela comunicaĆ§Ć£o.
  2. Escreva em primeira pessoa.
    Assuma a responsabilidade pela comunicaĆ§Ć£o com aquele cliente. Afinal, Ć© vocĆŖ que estĆ” tratando com ele. Sua comunicaĆ§Ć£o terĆ” mais firmeza e identificaĆ§Ć£o com o cliente ao escrever “eu” em vez de “nĆ³s”.
  3. VĆ” direto ao ponto.
    Nem vocĆŖ nem seu cliente querem perder tempo, portanto diga o que vocĆŖ tema dizer com clareza e logo nas primeiras linhas. Uma carta ou e-mail com longas frases e palavras difĆ­ceis nĆ£o vai impressionar ninguĆ©m. Pelo contrĆ”rio, pode fazer com que sua mensagem seja mal-interpretada ou, o que Ć© pior, nem lida. Na dĆŗvida, escreva da mesma maneira como vocĆŖ fala.

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