Gestão do tempo para profissionais de vendas

* Entrevista originalmente publicada na edição de janeiro de 2016 da VendaMais

Por Natasha Schiebel

Anualmente, a Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, realiza uma pesquisa com o objetivo de entender a percepção dos brasileiros sobre o ano que está chegando ao fim e descobrir quais são as expectativas para o ano seguinte.

No levantamento feito em 2015, que teve a participação de mais de 3.500 pessoas espalhadas pelo Brasil inteiro, um dado chamou a atenção: 49% dos entrevistados revelaram que uma das prioridades para 2016 é “ter mais tempo para o que é importante”.

Para Christian Barbosa, um dos maiores especialistas no Brasil em administração do tempo e produtividade, que é CEO da Triad PS e autor de diversos livros, como 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, isso mostra que boa parte da população brasileira tem um sério problema relacionado à gestão do tempo. Afinal, se o tempo não está sendo dedicado ao que é realmente importante, ao que está?

Em entrevista exclusiva à VendaMais, Barbosa revela quais são os erros que levam a esse problema, apresenta os grandes vilões da produtividade no dia a dia profissional, contando como podemos combatê-lo, e dá dicas para quem quer garantir um ano produtivo, leve e de excelentes resultados. Seguir suas orientações é uma ótima forma de iniciar a caminhada que vai garantir um “feliz ano novo”.

VendaMais – Como você define uma boa gestão do tempo?

Christian Barbosa – Uma boa gestão do tempo é conseguir tempo para o que é importante. É evoluir, ao invés de simplesmente agir. Ou seja, é um conceito muito particular, que varia de pessoa para pessoa. O que pode ser uma boa gestão do tempo para mim, pode não ser uma boa gestão do tempo para você.

A gente sabe que a maioria das pessoas não tem esse poder de fazer uma boa gestão do tempo. O que é possível fazer para que, em 2016, isso mude e mais pessoas se beneficiem de uma gestão eficaz das 24 horas que um dia oferece?

Na verdade, saber fazer gestão do tempo não é um poder. Para gerir bem seu tempo, é preciso conhecer uma metodologia que funcione e usar uma ferramenta de verdade. Os resultados vêm quando combinamos metodologia e ferramentas. Se uma pessoa não tem metas e não tem ferramentas, obviamente, ela não terá resultados. É uma constatação bem simples. Entendendo isso, a gente consegue melhorar o nosso dia a dia.

Gestão de tempo é uma ciência. Se a pessoa tiver a consciência de que não tem tempo e quiser aplicar alguma coisa, a proatividade pode ajudar. Um primeiro passo para mudar o cenário já basta! Se ela disser que não tem tempo e está tudo bem, então não vai adiantar, porque não vai fazer nenhuma diferença na vida dela.

Quais são as principais consequências que a má gestão do tempo traz e que evidenciam que uma pessoa precisa melhorar nesse sentido?

O impacto geral é o aumento de estresse. A pessoa começa a deixar coisas importantes de lado, ela perde pessoas, relacionamentos, começa a ter problemas de saúde e, também, a perder dinheiro. Então, se formos analisar o cenário de vendas, o vendedor que não faz uma boa gestão do tempo será também aquele que não bate metas, que não entrega as propostas, que não traz os resultados esperados. A baixa performance é uma das consequências da má gestão do tempo.

O que, em termos práticos de organização, leva à má gestão do tempo e, consequentemente, ao estresse, à queda das vendas e a resultados piores do que alguém poderia conquistar?

O primeiro grande erro é não ter uma ferramenta para gerenciar as prioridades. O segundo grande problema é querer fazer tudo e acabar não fazendo nada. Um terceiro fator que gera problemas é o erro de planejamento. As pessoas planejam o dia, e isso não traz resultado algum para elas.

Se o planejamento diário não traz resultados, então o que traz? O que você acha que funciona melhor em termos de período de planejamento?

O que funciona melhor é o planejamento de três dias. Para explicar os motivos, precisamos dar um passo atrás e falar sobre planejamento e priorização, dois termos que ainda causam uma certa confusão e algumas dúvidas sobre suas diferenças. O fato é que dia não se planeja, se prioriza. O que se planeja é o futuro, a antecedência para prevenir que as coisas se tornem urgentes. Planejar o dia é uma ilusão, pois é impossível evitar que as circunstâncias e urgências ocorram tentando planejá-las em cima da hora. O planejamento deve ser feito para, no mínimo, três dias para frente do dia atual. O dia é resultado desse planejamento prévio, que deve ser priorizado com uma ordem numérica de execução de tudo que deverá ser feito.

Assim, se hoje for segunda, eu planejo a terça, a quarta e a quinta, pulo um dia (deixando a agenda livre para imprevistos e coisas que se acumularem), planejo os próximos três dias, e assim por diante. Esse planejamento de três dias para frente é extremamente eficiente e pode gerar quarenta minutos de ganho diário se você fizer direitinho. Funciona muito bem mesmo. Faz a diferença dentro da rotina da pessoa.

Vamos supor que eu tenha feito esse planejamento de três dias e aconteceu um impreviso, no primeiro dia, que prejudicou os outros dois, e eu acabei desistindo no meio do caminho. Qual a sua dica para que as pessoas não abandonem ou mudem o planejamento?

A primeira coisa é ter em mente que a agenda de um dia NUNCA pode ser inteiramente preenchida por atividades a serem executadas. As pessoas trabalham oito horas por dia e querem programar oito horas de tarefa. Isso não existe! É preciso, sempre, deixar um pouco de espaço na agenda para imprevistos. Por isso eu digo que os três dias funcionam – porque, com esse prazo, você consegue pular um dia sem planejar e esse dia sem tarefas planejadas absorve as coisas urgentes que você não pôde tocar nos dias anteriores. Isso funciona muito bem e traz resultados excelentes.

O que você recomenda para quem ainda não faz corretamente a gestão do tempo, mas quer começar a mudar esse cenário em 2016?

A primeira coisa é se conscientizar: “Preciso ter mais tempo, então vou fazer alguma coisa para conseguir isso.”

Segundo: é preciso aprender a registrar suas demandas em uma ferramenta. As pessoas têm uma mania de querer planejar coisas na cabeça. Isso não existe! Uma pessoa que faz uma boa gestão de tempo faz uma boa organização das suas próprias prioridades na ferramenta que for – que seja em um caderno, no Outlook, ou em um software específico para isso.

Como é possível descobrir qual a melhor ferramenta para cada pessoa fazer a sua própria gestão do tempo? Existe uma ferramenta melhor para cada tipo de pessoa?

Não existe uma resposta certa para isso, porque as pessoas têm estilos diferentes. Por isso, minha sugestão é a seguinte: escolha duas ferramentas, comece com uma, dê um tempo para os resultados aparecerem e se pergunte: “Gostei?” Se sim, beleza, mantenha. Se a resposta for “não”, vá para a segunda e veja se você se adapta. E aí siga esse pensamento até encontrar a ferramenta ideal.

Aliás, eu diria que encontrar a ferramenta adequada ao seu perfil é a parte mais difícil do processo, porque existem vários tipos de software que podem servir como ferramenta específica de produtividade, mas existem outros mais simples, como o Word e o Excel, que já podem entregar boas planilhas de planejamento. Então, o importante é que a ferramenta escolhida seja levada a sério. Ela precisa ser utilizada diariamente e deve funcionar como um guia para o dia a dia da pessoa. Não dá para usar uma vez, achar que todos os problemas serão resolvidos e desistir de utilizá-la no dia seguinte porque ainda não viu resultado. É preciso consistência.

Quais são os grandes vilões do tempo no dia a dia profissional?

O maior vilão de todos são as reuniões. As pessoas fazem reuniões demais e conquistam resultados de menos.

O segundo grande vilão é o e-mail. Atualmente, os profissionais gastam cerca de duas horas por dia checando e respondendo e-mails. É muito tempo. E é um tempo mal planejado – as pessoas deixam a caixa de e-mail o tempo todo aberta, e isso consome minutos que deveriam ser dedicados a outras atividades mais importantes. Isso é muito sério, porque as pessoas não têm a menor noção do que estão fazendo com seu tempo. Elas estão se perdendo muito seriamente em relação a isso.

Outro grande vilão é a falta de prioridades. Se a pessoa não tem prioridades, ela acaba, obviamente, fazendo coisas que não trazem muito resultados.

O que é preciso fazer para acabar com esses problemas?

Com relação ao e-mail, o ideal é que sejam estabelecidos alguns horários do dia para verificar o que chegou de novo e responder as mensagens. O que eu vejo em muitas equipes de vendas e que considero o maior erro dos vendedores é eles acharem que, ao ficarem on-line o tempo todo, serão mais produtivos, já que estarão “tirando pedidos” por e-mail a todo momento. E o resultado é completamente o oposto! Se a pessoa fizer isso, ela será extremamente improdutiva!

Já vi alguns especialistas dizerem besteiras do tipo: “O vendedor deve estar alerta, para responder imediatamente quando o cliente manda uma solicitação para ele.” Se ele fizer isso, ele está morto! Primeiro, ele vicia o cliente do jeito errado. Segundo, ele fica improdutivo! Repito: o ideal é ter um horário específico para responder e-mails. Pode ser no intervalo de tarefas, ou algumas vezes por dia, mas sempre em horários pré-determinados, não “ah, deixe-me ver se chegou alguma coisa nova”. A não ser que ele seja uma pessoa de call center, não tem por que ficar com o e-mail aberto o dia todo!

Com reuniões, eu sou “dietético”. Eu sugiro que as pessoas troquem as reuniões pessoais por reuniões on-line. Aí você pode argumentar que o vendedor precisa do “olho no olho”, por isso as reuniões presenciais são melhores, mas eu digo que até precisa, mas isso também está mudando muito. Até mesmo por conta da necessidade de todos de economizar tempo – afinal, tempo é dinheiro, não é mesmo? E a tendência é que as reuniões presenciais sejam cada vez menos utilizadas, inclusive por mercados mais tradicionais. A indústria farmacêutica americana, por exemplo, tem diminuído cada vez mais o número de representantes comerciais e focado na venda on-line. A meta de algumas empresas do setor é chegar a 2020 sem representantes visitando os médicos. Essa é uma tendência clara. Pode demorar para acontecer, mas acontecerá!

O problema da reunião presencial não é apenas o tempo que ela toma enquanto acontece, não é mesmo? Ela acaba prejudicando muito tempo antes e depois também…

Exatamente. O problema da reunião é o trânsito, é a infraestrutura brasileira. Infelizmente, é uma perda de tempo para todo mundo, é uma coisa que a gente está começando a mudar. Eu acho que o vendedor pode começar a propor para os clientes para conversarem on-line, para ambas as partes ganharem tempo. Sempre é viável sugerir formas diferentes de fazer as coisas.

E como devemos lidar com o terceiro vilão do tempo no dia a dia profissional: a falta de prioridades?

Essa é uma questão mais complicada, pois não é tão prática. Primeiro, o profissional precisa saber quais são as atividades que ele tem em sua agenda que trarão mais resultados para ele. Por exemplo, digamos que ele está no momento de fechamento do mês. O que ele precisa priorizar? As atividades que vão ajudar no fechamento, claro. Ele tem que ter clareza do que vai trazer resultado hoje e, aí, priorizar essas atividades.

Esse papel é 100% do próprio profissional, ou o líder pode ajudar nesse sentido? Qual a sua opinião sobre o papel do líder na gestão do tempo de uma equipe de vendas?

O líder tem papel fundamental nisso. Se o líder não souber quais devem ser as prioridades da sua equipe, quem vai saber?

Nesse sentido, o líder precisa conversar com seus vendedores e entender quais são as atividades que eles estão planejando executar nos próximos dias. Tendo clareza de quais são as prioridades, ele pode auxiliar na gestão do tempo do time de vendas.

Mas, na prática, quem define a agenda é o próprio profissional, pois o líder não vai definir o fechamento da agenda de seus profissionais, certo? Ou você acha que deve haver uma integração melhor também nesse sentido?

Não, o líder não deve microgerenciar, se não ele fica maluco com todo mundo! Seu papel é mais de coordenar as prioridades para fazer a coisa acontecer. O fato é que um líder urgente precisa de uma equipe urgente; um líder com tempo precisa de uma equipe com tempo. Isso faz uma diferença incrível!

Vamos falar um pouco sobre a tríade do tempo que você defende: família, trabalho e vida. Por que você acha que é importante que esses três pilares estejam equilibrados para que os profissionais sejam produtivos?

Esses três pilares são as bases necessárias para que uma pessoa consiga fazer com que sua rotina flua melhor, cumprir a sua rotina. Essas são as coisas que ajudam a pessoa a sair do lugar, que dão a base para ela ser mais produtiva, viver seu tempo com sabedoria. Se ela deixar algum desses três pilares cair, não conseguirá fazer sua vida funcionar do jeito que gostaria. Portanto, é essencial que não apenas o campo do trabalho seja planejado e organizado, família e vida precisam da mesma atenção. É disso que depende a nossa felicidade.

O que você acha importante que os profissionais de vendas que querem melhorar a produtividade repensem e mudem nesse começo de ano?

Recomendo que eles tenham um objetivo macro este ano – ou seja, que não tenham muitos objetivos, mas, sim, escolham um principal e tenham, se for o caso, um ou outro objetivo secundário que ajude o principal a acontecer. Se eles tiverem um objetivo que funcione de verdade, o resultado será muito diferente.