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Especial

Modelo carta comercial e apresentação de empresa

por Redação VendaMais

Quando todos pensavam que a comunicação escrita estava desaparecendo nas empresas, veio o e-mail e tudo mudou. A comunicação ali, no papel (ou que seja, na tela).

Seja por e-mail ou carta, a sua mensagem deve ter um propósito certo, fazer algo pelo seu cliente. Então, nada de mandar aquelas piadinhas que rolam na Internet. A comunicação para um cliente serve para:

- Confirmar e esclarecer.
Muitas vezes, o pedido de um cliente é cheio de particularidades. Para saber exatamente o que ficou combinado na hora da venda, anote e envie para ele. Isso vai evitar uma série de mal-entendidos, e fazer com que os negócios fluam mais rapidamente. O contrato não é suficiente, quantas vezes você já fechou detalhes de acordo que não vão no contrato? Segurar o cheque tantos dias, entregar duas caixas do produto em outra filial sem cobrar frete, etc. Nesses casos, envie um e-mail ou carta comum confirmando os termos no dia seguinte. Não custa nada, e mostra que você está se importando com aquele negócio.

- Criar documentação.
Uma mensagem pode provar que determinada ação foi tomada após uma conversa. Pode servir como um acompanhamento de uma negociação que se arrasta por meses. Um bilhete pode não ter o peso legal de um contrato, mas serve para que todos saibam exatamente que passo foi dado e quando.

- Ajudar nos relacionamentos.
Uma escrita torna as friterações entre vendedor e cliente tangíveis e memoráveis. Uma nota de obrigado. Um recorte de jornal ou revista que possa ajudar a empresa dele. Um cartão de aniversário. Telefonemas são facilmente esquecidos, ou nem atendidos. Quem nunca passou um dia telefonando para uma pessoa, sem sucesso? Uma mensagem escrita tem mais peso e consistência.

A seguir, algumas dicas para escrever bem:

1 - Dê uma identidade corporativa à comunicação.
No caso de uma carta normal, ela deve ser escrita em papel timbrado. O mesmo vale para seu e-mail, mesmo que seu endereço seja vaudelino@empresaxis.com.br. Termine a comunicação com seu nome, cargo e o nome da sua empresa, ou um link para seu site. Assim, o cliente saberá no primeiro momento sobre o que se trata aquela comunicação.

2 - Escreva em primeira pessoa.
Assuma a responsabilidade pela comunicação com aquele cliente. Afinal, é você que está tratando com ele. Sua comunicação terá mais firmeza e identificação com o cliente ao escrever "eu" em vez de "nós".

3 - Vá direto ao ponto.
Nem você nem seu cliente querem perder tempo, portanto diga o que você tema dizer com clareza e logo nas primeiras linhas. Uma carta ou e-mail com longas frases e palavras difíceis não vai impressionar ninguém. Pelo contrário, pode fazer com que sua mensagem seja mal-interpretada ou, o que é pior, nem lida. Na dúvida, escreva da mesma maneira como você fala.

matéria incluída em: 03/06/2002

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